文件资料有效控制制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司文件资料的有效控制，确保文件资料的完整性、准确性、及时性和安全性，使其更好地服务于公司的各项工作，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及分支机构所产生、使用、保管和流转的各类文件资料，包括纸质文件、电子文件、图纸、标准、规范、记录等。

3.职责分工

-行政部门

-负责制定、修订和完善文件资料控制制度，并监督制度的执行情况。

-负责公司文件资料的归口管理，包括文件的编号、印发、存档、借阅、销毁等工作。

-负责组织对公司重要文件资料的定期审查和清理，确保文件资料的有效性和适用性。

-各部门

-负责本部门文件资料的起草、审核、修订、保管和流转等工作，并指定专人负责文件资料的管理。

-按照公司文件资料控制制度的要求，及时向行政部门提交本部门的文件资料，并配合行政部门做好相关管理工作。

-负责对本部门使用的外来文件资料进行识别、登记、分发和保管，确保其有效使用。

二、文件资料的分类与编号

1.文件资料分类

-行政文件：包括公司的规章制度、决定、通知、报告、会议纪要等。

-业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如合同、协议、订单、技术文件、质量文件等。

-财务文件：财务预算、决算、报表、审计报告等相关文件。

-人事文件：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件等。

-其他文件：不属于以上分类的其他文件资料，如宣传资料、资质证书、荣誉证书等。

2.文件编号规则

-文件编号采用统一的编码方式，由字母和数字组成，确保每个文件都有唯一的编号。

-编号格式为：[公司简称][文件类别代码][年份][流水号]

-示例：[ABC][XZ][2023][001]，其中ABC为公司简称，XZ为行政文件类别代码，2023为年份，001为流水号。

-文件类别代码根据文件分类设置，具体如下：

-行政文件：XZ

-业务文件：YW

-财务文件：CW

-人事文件：RS

-其他文件：QT

三、文件资料的起草与审核

1.起草要求

-文件起草应符合公司的政策、法规和相关标准要求，内容准确、清晰、简洁，具有可操作性。

-起草部门应根据工作需要和实际情况，确定文件的主题、内容结构和格式，并确保文件的完整性。

-文件起草人应认真填写文件起草审批表，注明文件名称、编号、起草部门、起草人、起草日期、文件内容摘要、适用范围等信息。

2.审核流程

-文件起草完成后，需经起草部门负责人审核。审核内容包括文件的准确性、完整性、合规性、格式规范性等，确保文件质量符合要求。

-经起草部门负责人审核通过的文件，提交至行政部门进行编号和格式统一。

-行政部门编号后，将文件提交至相关职能部门进行会签。会签部门应从专业角度对文件内容进行审核，并签署意见。

-涉及多个部门的文件，需进行联合审核。行政部门负责组织相关部门进行会审，形成会审意见。

-文件经审核通过后，由行政部门提交至公司领导审批。公司领导根据文件内容和实际情况，做出审批决定。

四、文件资料的印发与分发

1.印发

-行政部门根据公司领导的审批意见，对文件进行印发。印发前需对文件内容进行再次核对，确保文件准确无误。

-文件印发应按照规定的格式和份数进行，确保文件清晰、完整。对于重要文件，应采用双面打印或印刷，以节约纸张。

-行政部门负责将印发后的文件加盖公司印章，并做好文件发放记录。发放记录应包括文件名称、编号、发放部门、发放日期、发放份数等信息。

2.分发

-行政部门根据文件的适用范围和发放清单，将文件分发给相关部门和人员。分发方式可采用纸质文件发放、电子文件传输或网络共享等方式。

-对于纸质文件，行政部门应按照发放清单逐一发放，并要求收件人签字确认。对于电子文件，应确保文件传输的准确性和完整性，并记录收件人的接收情况。

-各部门应指定专人负责接收文件，并及时将文件传达给本部门相关人员。对于重要文件，应组织本部门人员进行学习和讨论，确保文件精神得到贯彻执行。

五、文件资料的存档与保管

1.存