文控管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为加强公司文件与资料的控制与管理，确保文件的准确性、完整性和时效性，提高工作效率，特制定本文控管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各类文件、资料的起草、审批、发布、存档、借阅、变更、废止等全过程管理。

（三）职责分工

1.行政部

-负责文控管理工作的统筹规划、制度制定与监督执行。

-负责文件的编号、排版、印刷、发放、回收、存档等具体工作。

-定期对文件进行清查、盘点，确保文件的完整性和准确性。

2.各部门

-负责本部门文件的起草、审核、修订，并及时提交行政部进行文控管理。

-严格执行文件的发放、借阅、使用、归还等规定，确保文件的安全与保密。

-配合行政部做好文件的定期清查、盘点工作。

3.审批人

-对提交审批的文件进行审核，确保文件内容符合公司政策、法规及实际工作需要，并签署明确的审批意见。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.行政文件：包括公司组织架构、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、通知、通报等。

2.业务文件：涉及公司各类业务流程、项目文档、合同协议、技术资料等。

3.财务文件：包含财务报表、预算计划、费用报销规定等。

4.人事文件：如招聘文件、培训资料、绩效考核文档、员工档案等。

（二）文件编号

1.文件编号采用统一格式，由字母和数字组成，以便于识别和管理。

2.编号规则如下：

-行政文件：XZ-年份-序号，例如：XZ-2023-001，表示行政部2023年第1号文件。

-业务文件：YW-部门代码-年份-序号，部门代码由两位字母表示，如销售部为XS，技术部为JS等。例如：YW-XS-2023-002，表示销售部2023年第2号业务文件。

-财务文件：CW-年份-序号，例如：CW-2023-003，表示财务部2023年第3号文件。

-人事文件：RS-年份-序号，例如：RS-2023-004，表示人事部2023年第4号文件。

三、文件起草与审批

（一）起草

1.文件起草应遵循准确、清晰、简洁的原则，确保文件内容能够准确传达信息，易于理解和执行。

2.起草人应明确文件的主题、目的、范围、主要内容及相关要求，并注明文件的密级（如有）。

3.涉及多个部门的文件，应由主办部门负责协调相关部门共同起草，确保文件内容全面、协调一致。

（二）审批

1.文件起草完成后，应按照公司规定的审批流程提交审批。

2.审批人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、完整性、合规性等进行全面审核，并签署审批意见。

3.审批意见分为同意、不同意、修改后再报等。如审批人提出修改意见，起草人应根据意见及时进行修改，并重新提交审批，直至文件通过审批。

四、文件发布

（一）发布方式

1.对于一般性文件，经审批通过后，由行政部在公司内部办公系统或公告栏发布，供全体员工查阅。

2.重要文件或涉及机密的文件，根据文件密级要求，采用纸质文件形式发放给相关部门，并做好签收记录。

（二）发布记录

行政部应对文件的发布时间、发布方式、发放范围等进行详细记录，记录应妥善保存，以备查询。

五、文件存档

（一）存档要求

1.文件发布后，行政部应及时将文件的纸质版和电子版进行存档。

2.纸质文件应按照文件分类和编号顺序进行整理装订，并存放在专门的文件柜中。

3.电子版文件应按照统一的命名规则进行存储，存储路径应清晰明确，便于查找和调用。

（二）存档期限

1.一般文件的存档期限为[X]年，重要文件或有特殊要求的文件存档期限按照相关规定执行。

2.在存档期限届满后，行政部应按照公司档案管理规定对文件进行鉴定和销毁。

六、文件借阅

（一）借阅申请

1.因工作需要借阅文件的人员，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。

2.《文件借阅申请表》经部门负责人审批后，提交行政部办理借阅手续。

（二）借阅审批

1.行政部收到《文件借阅申请表》后，应对借阅申请进行审核。对于涉及机密的文件，需经公司保密管理部门审批。

2.审核通过后，行政部在《文件借阅申请表》上签署意见，并将文件借给借阅人。

（三）借阅期限