XXXX公司视频会议系统管理办法试行.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司视频会议系统的使用与管理，提高沟通效率，降低运营成本，特制定本办法。本办法旨在确保视频会议系统的稳定运行，保障会议的顺利开展，促进公司内部信息的及时传递与交流。

2.适用范围

本办法适用于公司各部门及全体员工在工作中使用视频会议系统进行会议、培训、沟通等活动。

二、视频会议系统概述

1.系统构成

公司视频会议系统主要由视频会议终端设备、网络传输设备、会议软件及相关辅助设备组成。视频会议终端设备包括会议室的高清摄像头、麦克风、音响系统以及个人电脑或移动设备上的参会软件客户端；网络传输设备涵盖公司内部网络及必要的网络带宽保障设施；会议软件提供会议组织、录制、共享等功能。

2.功能介绍

-实时视频通信：支持多方高清视频通话，参会人员可清晰看到彼此画面，实现面对面沟通。

-音频交互：具备高质量的音频传输功能，确保声音清晰、无杂音，保证会议语音交流顺畅。

-屏幕共享：可将本地电脑或移动设备屏幕内容实时共享给其他参会方，方便展示文档、演示文稿等资料。

-会议录制：能够对会议过程进行录制，以便会后回顾、存档或分享给未参会人员。

-文件共享：支持在会议中上传、下载和共享各类文件，方便参会人员交流资料。

三、管理职责

1.信息技术部门

-负责视频会议系统的日常维护、技术支持和故障排除，确保系统稳定运行。

-定期对视频会议系统进行检查、升级和优化，保障系统性能和安全性。

-制定视频会议系统的技术规范和操作流程，为用户提供技术指导。

-负责会议室视频会议终端设备的管理，包括设备的安装、调试、维修和保养。

2.行政部门

-负责视频会议的会议室安排和统筹协调工作，根据会议需求提前准备好会议所需的设备和环境。

-协助信息技术部门进行视频会议系统的培训工作，提高员工对系统的操作熟练程度。

-对视频会议系统的使用情况进行监督和检查，确保会议按照规定要求进行。

3.各部门

-各部门负责人为本部门视频会议系统使用的第一责任人，负责组织本部门员工参加视频会议，并确保会议纪律和效果。

-员工应按照本办法规定正确使用视频会议系统，遵守会议纪律，积极参与会议互动。

四、会议预约与安排

1.预约流程

-会议组织者需提前[X]个工作日通过公司指定的会议预约系统填写会议预约信息，包括会议主题、时间、参会人员、会议类型（如部门会议、跨部门会议、项目会议等）、会议地点（若选择视频会议，标注为视频会议室）以及会议所需的设备和功能（如是否需要屏幕共享、会议录制等）。

-预约信息提交后，系统将自动检查会议室及相关设备的使用情况。若预约的时间和会议室可用，系统将发送预约成功通知至会议组织者；若存在冲突，系统将提示冲突信息，会议组织者需重新选择合适的时间和会议室。

2.会议通知

-会议组织者应在会议开始前[X]小时将会议通知发送给参会人员。通知内容应包括会议主题、时间、地点（视频会议的接入方式和会议ID等信息）、参会人员名单以及会议议程等。

-对于重要会议，会议组织者可提前通过邮件、即时通讯工具等方式再次提醒参会人员，确保参会人员按时参加会议。

3.特殊情况处理

-如遇紧急会议，会议组织者可在预约系统中选择紧急会议选项，并简要说明紧急原因。信息技术部门将优先处理紧急会议的预约请求，并尽快协调相关资源确保会议顺利进行。

-若会议时间或地点需要临时变更，会议组织者应及时通知参会人员，并在预约系统中修改会议信息。

五、会议准备

1.会前测试

-在视频会议开始前[X]分钟，会议组织者应组织相关人员进行会前测试，确保视频会议系统的音视频设备、网络连接、软件功能等正常运行。

-测试内容包括摄像头画面是否清晰、声音是否正常、屏幕共享功能是否可用、文件共享是否顺畅等。如发现问题，及时联系信息技术部门进行解决。

2.设备检查

-行政部门负责在会议前对会议室的视频会议终端设备进行检查，确保设备外观无损坏，电源线、网线连接正常，摄像头、麦克风、音响等设备工作正常。

-参会人员应提前检查个人参会设备（电脑、移动设备等）的音视频功能、网络连接情况，确保能够正常接入视频会议。

3.资料准备

-会议组织者应提前准备好会议所需的资料，如会议议程、汇报材料、演示文稿等，并确保资料格式与会议软件兼容，以便