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IT项目采购部管理制度及流程

一、制定目的及范围

为提升IT项目采购的管理水平，确保采购的高效性与透明度，特制定本管理制度。该制度适用于所有IT相关项目的采购活动，包括硬件、软件及服务采购，涵盖项目立项、需求确认、供应商选择、合同签署及验收等环节。

二、采购原则

1.采购过程中应遵循公正、透明、合规的原则，确保各项采购活动在公平竞争的环境下进行。

2.所有采购活动应充分考虑质量、成本和交付时间，确保所选供应商具备相应的资质与能力。

3.所有采购物资和服务需从合法渠道获得，确保开具正规发票并符合相关财务要求。

4.采购人员与申购人员应分开，避免利益冲突。

三、采购流程

1.项目启动与需求确认

1.1项目立项：项目经理提出IT项目立项申请，明确项目目标与预算。

1.2需求收集：各相关部门通过会议或书面形式收集项目需求，由项目经理负责整理与汇总。

1.3需求确认：项目组与相关部门共同审核需求，确保其合理性和可行性，并形成需求文档。

2.供应商选择

2.1市场调研：项目组开展市场调研，收集潜在供应商信息，评估其资质与信誉。

2.2询价与比价：向至少三家符合条件的供应商发出询价函，收集报价及相关技术方案。

2.3评审与选定：成立评审小组，对供应商报价及技术方案进行评审，选择最优供应商并形成评审报告。

3.合同签署

3.1合同准备：采购人员依据评审结果与选定供应商进行合同条款的商议，确保条款清晰、公平。

3.2合同审批：合同草案需经过项目经理及财务部门审核，确保合规性与合理性。

3.3合同签署：合同经相关人员审批后，双方正式签署合同，确保双方权益。

4.采购实施

4.1订单下达：采购人员向供应商发出采购订单，明确交货时间、付款方式等细节。

4.2供应商交付：供应商按约定时间交付物资或服务，并及时通知相关人员。

4.3验收与入库：项目组对到货物资进行验收，确保数量和质量符合合同要求，合格后入库。

5.付款与结算

5.1付款申请：采购人员在物资验收合格后，向财务部门提交付款申请，附上相关单据。

5.2结算审核：财务部门审核付款申请，确保合同条款得到履行后，进行付款处理。

5.3档案管理：所有采购相关文件（合同、发票、验收单等）需归档保存，以备日后查阅。

四、特殊采购处理

1.应急采购：针对突发情况需快速采购的情形，由项目经理提出申请，快速审批并执行采购，无需进行询价。

2.集中采购：对常规性、批量采购的需求，各部门应提前汇总需求，由采购部统一进行集中采购，以降低成本。

3.年度采购：涉及长期需求的采购，需在年度预算编制时进行规划，并报财务部备案。

五、采购纪律

1.采购人员责任：采购人员需确保采购流程的合规性，保持供应商信息的保密性，杜绝利益输送。

2.违规处理：如发现采购人员违反相关规定，需进行严肃处理，情节严重者可承担法律责任。

六、流程反馈与改进

为确保采购流程的持续优化，项目组定期收集采购过程中的反馈意见，评估流程的执行情况，针对发现的问题进行改进。反馈机制包括定期召开采购总结会、建立采购反馈表等，确保每个环节的持续改进与优化。

七、附则

本制度自发布之日起实施，由采购部负责解释与修订，确保制度的适用性与有效性。所有人员必须认真遵守本制度，确保IT项目采购的规范化与高效性。