接待工作管理制度.docxVIP

?一、总则

1.目的

为了规范公司接待工作，展现公司良好形象，加强与来访单位及人员的沟通与交流，促进合作与发展，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司对内、对外各类接待活动的组织与管理。

3.基本原则

接待工作应遵循热情、周到、节俭、高效的原则，根据接待对象的身份、来访目的和活动性质，合理安排接待规格和接待方式，确保接待工作既符合礼仪规范，又能满足工作需要。

二、接待工作组织与职责

1.接待工作领导小组

成立以公司总经理为组长，各部门负责人为成员的接待工作领导小组，负责对接待工作进行统筹规划、指导协调和监督检查。

2.接待工作归口管理部门

公司行政部为接待工作的归口管理部门，负责接待工作的具体组织实施和日常管理。其主要职责包括：

-制定和完善接待工作管理制度及流程；

-受理接待申请，审核接待方案；

-安排接待人员，协调相关部门做好接待准备工作；

-组织实施接待活动，确保接待工作顺利进行；

-对接待费用进行审核和报销；

-对接待工作进行总结和评估，不断改进接待工作质量。

3.其他部门职责

-业务部门：负责与来访单位或人员进行前期沟通，明确来访目的、行程安排、业务需求等信息，并及时向行政部反馈；配合行政部做好接待活动中的业务洽谈、交流等相关工作。

-财务部门：负责对接待费用进行预算审核、报销审核和账务处理，确保接待费用合理合规使用。

-其他相关部门：根据接待工作需要，配合行政部做好车辆调配、餐饮安排、住宿安排、会议组织、参观引导等各项具体工作。

三、接待类型及流程

1.来访接待

-接待申请

-业务部门收到来访信息后，应及时填写《接待申请表》，详细注明来访单位、来访人员名单、来访目的、预计来访时间、接待要求等内容，并提交至行政部。

-行政部收到《接待申请表》后，应进行初步审核，对于紧急来访事项，应及时与相关部门沟通协调，确保接待工作有序开展。

-接待方案制定

-行政部根据来访信息和公司实际情况，制定具体的接待方案。接待方案应包括接待规格、接待人员安排、接待日程安排、接待费用预算等内容。

-接待方案经接待工作领导小组审批后实施。对于重要来访，接待方案应报公司总经理批准。

-接待准备工作

-人员安排：根据接待方案确定接待人员名单，明确各接待人员的职责分工。接待人员应提前了解来访单位及人员的基本情况、来访目的和接待要求，做好接待准备工作。

-场地安排：根据来访人数和活动性质，合理安排会议室、洽谈室、餐厅、住宿房间等场地，并确保场地整洁、舒适、设备齐全。

-餐饮安排：根据接待规格和来访人员饮食习惯，合理安排餐饮。如需安排宴请，应提前确定宴请标准、宴请地点、宴请菜单等，并报相关领导审批。

-住宿安排：如需安排住宿，应提前确定住宿地点、房间类型、住宿标准等，并与酒店做好沟通协调，确保住宿安排妥当。

-车辆安排：根据来访人数和活动需要，合理安排车辆接送。如需租用车辆，应提前与租车公司联系，确保车辆按时到位、车况良好。

-资料准备：根据来访目的和业务需求，准备相关的公司资料、产品资料、项目资料等，以便在接待过程中进行展示和交流。

-接待实施

-接待人员应提前到达接待地点，做好迎接准备工作。对于重要来访，公司领导应亲自迎接。

-按照接待日程安排，组织来访人员进行参观、交流、洽谈等活动。在活动过程中，接待人员应热情周到、礼貌得体，及时为来访人员提供服务和帮助。

-如需安排宴请，应严格按照宴请标准和礼仪规范进行。宴请过程中，应注意控制饮酒量，避免酒后失态。

-接待结束后，接待人员应将来访人员送至离开地点，并表示感谢。

-接待总结

-接待工作结束后，行政部应及时对本次接待工作进行总结。总结内容包括接待工作的组织实施情况、来访人员对接待工作的评价、存在的问题及改进措施等。

-行政部应将接待工作总结报告提交至接待工作领导小组审阅，并抄送相关部门。对于接待工作中发现的问题，应及时进行整改，不断提高接待工作质量。

2.外出接待

-接待申请

-公司员工因工作需要外出参加接待活动，应提前填写