电子邮箱保密管理自查报告.docx

?一、引言

随着信息技术的飞速发展，电子邮箱已成为日常办公和信息交流的重要工具。为加强电子邮箱的保密管理，确保公司信息安全，根据相关法律法规和公司规定，我们对本单位电子邮箱保密管理情况进行了全面自查。本报告旨在总结自查情况，发现存在的问题，并提出改进措施，以进一步提升电子邮箱保密管理水平。

二、自查范围

本次自查涵盖了公司内所有使用电子邮箱进行办公的部门和员工，包括但不限于日常办公邮件、重要文件传输、敏感信息沟通等涉及电子邮箱的各类活动。

三、自查内容与方法

（一）制度建设与执行情况

1.检查内容

-是否制定完善的电子邮箱保密管理制度，明确使用规范、安全责任、信息分类与保护要求等。

-制度是否涵盖电子邮箱的申请、使用、变更、注销等全生命周期管理流程。

-员工对电子邮箱保密制度的知晓程度和执行情况。

2.检查方法

-查阅公司内部规章制度文件，查看是否有电子邮箱保密管理相关规定。

-随机抽取部分员工进行问卷调查，了解其对制度的熟悉程度。

-检查日常邮件收发记录，查看是否存在违反制度的行为。

（二）账号管理

1.检查内容

-电子邮箱账号的申请是否遵循审批流程，审批手续是否齐全。

-员工离职后，账号是否及时注销或交接。

-是否存在多人共用一个电子邮箱账号的情况。

2.检查方法

-查看账号申请审批记录，核实审批流程的完整性。

-与人力资源部门核对员工离职信息，检查对应电子邮箱账号的处理情况。

-抽查部分部门，了解账号使用实际情况。

（三）信息存储与传输安全

1.检查内容

-重要、敏感信息是否加密存储在电子邮箱中。

-通过电子邮箱传输重要文件时，是否采取加密或其他安全防护措施。

-电子邮箱的服务器安全防护措施是否到位，是否定期进行安全检测和漏洞修复。

2.检查方法

-检查存储有重要敏感信息的邮箱文件夹属性，查看是否设置加密。

-选取部分重要文件传输记录，检查是否有加密传输标识或采取其他安全措施。

-向公司网络技术部门了解服务器安全防护情况，查看相关检测和修复记录。

（四）访问控制

1.检查内容

-是否对电子邮箱设置合理的访问权限，不同人员根据工作职责拥有相应的访问级别。

-员工是否妥善保管个人邮箱密码，是否存在将密码告知他人或在公共场合泄露密码的情况。

2.检查方法

-查看邮箱系统权限设置，核实不同岗位人员的访问权限是否符合规定。

-通过访谈和问卷调查，了解员工对密码保管的重视程度和实际操作情况。

（五）应急处置

1.检查内容

-是否制定电子邮箱安全事件应急预案，明确应急处置流程和责任分工。

-定期是否对应急预案进行演练，员工对应急处置流程是否熟悉。

2.检查方法

-查阅应急预案文件，评估其完整性和可操作性。

-询问相关部门是否组织过应急演练，查看演练记录，随机抽取员工询问应急处置流程。

四、自查结果

（一）制度建设与执行情况

1.公司已制定电子邮箱保密管理制度，对电子邮箱的使用规范、安全责任等方面进行了明确规定，制度涵盖了账号全生命周期管理流程。

2.通过问卷调查发现，大部分员工对电子邮箱保密制度有一定了解，但仍有部分员工对某些条款存在模糊认识。在日常邮件收发记录检查中，未发现明显违反制度的行为。

（二）账号管理

1.电子邮箱账号申请基本遵循审批流程，审批手续较为齐全。

2.经与人力资源部门核对，大部分员工离职后，其电子邮箱账号能及时进行注销或交接处理，但仍发现个别账号存在交接不及时的情况。

3.未发现多人共用一个电子邮箱账号的现象。

（三）信息存储与传输安全

1.部分员工知晓重要敏感信息应加密存储，但仍有相当一部分员工未对重要文件进行加密处理。

2.在文件传输方面，多数重要文件传输未采取加密或其他安全防护措施。

3.公司网络技术部门定期对电子邮箱服务器进行安全检测和漏洞修复，但近期检测发现仍存在个别安全漏洞，已及时进行修复。

（四）访问控制

1.电子邮箱设置了不同的访问权限，基本符合岗位工作职责要求。

2.通过访谈和问卷调查发现，多数员工能妥善保管个人邮箱密码，但仍有少数员工表示曾在非安全环境下输入过密码