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业务往来函件与文书处理指南

一、业务往来函件的基本格式

1.1函头部分

业务往来函件的函头部分是其重要组成部分，通常包含公司名称、地址、联系方式、日期等信息。公司名称应清晰、醒目，位于函件的顶部，以显示公司的权威性和专业性。地址和联系方式应详细准确，包括电话号码、传真号码、电子邮箱等，以便对方能够及时与你取得联系。日期应注明函件的发送日期，这对于记录业务往来的时间顺序非常重要。函头部分还可以根据需要添加一些其他信息，如函件的编号、主题等，以方便内部管理和查询。

1.2正文部分

正文部分是业务往来函件的核心内容，应简洁明了地表达函件的目的和内容。在撰写正文时，应注意语言的准确性和逻辑性，避免使用模糊、含糊的词汇和句子。同时应根据函件的具体内容，合理组织段落和句子，使函件的结构清晰、层次分明。正文部分的开头应简要说明函件的目的，如“关于[具体事项]的询问”、“特此通知[事项]”等。详细阐述函件的内容，包括相关的事实、数据、意见等。在阐述内容时，应注意重点突出，条理清晰，避免冗长和繁琐。正文部分应适当结尾，如“如有疑问，请随时与我们联系”、“感谢你的支持与配合”等，以表达对对方的尊重和感谢。

1.3结尾部分

结尾部分是业务往来函件的收尾部分，通常包含一些礼貌性的用语和签名。礼貌性的用语可以根据函件的具体情况选择使用，如“此致”、“敬礼”、“顺祝商祺”等。签名应清晰、完整，包括姓名、职务、部门等信息，以显示函件的真实性和权威性。在签名下方还可以添加一些联系方式，如电话号码、电子邮箱等，以便对方能够及时与你取得联系。

1.4附件部分

如果业务往来函件中包含附件，如合同、报表、图片等，应在函件中明确注明附件的名称、数量、内容等信息，并在函件的结尾处添加“附件：[附件名称]”等字样。这样可以方便对方查看和处理附件，避免因附件遗漏或混淆而导致的不必要的麻烦。

二、业务往来函件的写作要点

2.1明确目的和对象

在撰写业务往来函件之前，应明确函件的目的和对象。目的是指函件要达到的效果，如询问、通知、请求、回复等；对象是指函件的接收者，应根据对象的身份、职位、需求等因素，选择合适的语言和表达方式。明确目的和对象可以使函件的内容更加有针对性和实效性，避免因目的不明确或对象不准确而导致的沟通不畅或误解。

2.2语言简洁明了

业务往来函件的语言应简洁明了，避免使用过于复杂或晦涩的词汇和句子。应尽量使用简单、易懂的语言，使对方能够快速理解函件的内容。同时应注意语言的准确性和逻辑性，避免使用模糊、含糊的词汇和句子，以免引起误解或歧义。在撰写函件时，应注重语言的规范性和专业性，避免使用口语化或随意化的语言。

2.3注意格式规范

业务往来函件的格式应规范统一，符合相关的行业标准和公司规定。应注意函件的字体、字号、行距、页边距等格式要求，使函件的外观整洁、美观。同时应注意函件的排版和布局，使函件的内容层次分明、重点突出。在撰写函件时，应严格按照规定的格式进行排版，避免因格式不规范而影响函件的质量和效果。

三、业务往来函件的种类及用途

3.1询盘函

询盘函是业务往来中常用的一种函件，主要用于向对方询问关于产品或服务的价格、规格、质量、交货期等方面的信息。询盘函的目的是为了获取对方的报价和相关信息，以便做出进一步的决策。询盘函的语言应礼貌、客气，表达出对对方的尊重和信任。在撰写询盘函时，应详细说明询问的内容和要求，避免模糊不清或遗漏重要信息。

3.2报盘函

报盘函是业务往来中另一种常用的函件，主要用于向对方提供产品或服务的报价和相关信息。报盘函的目的是为了吸引对方的注意，促使对方与自己进行进一步的洽谈和合作。报盘函的语言应准确、详细，表达出产品或服务的优势和特点。在撰写报盘函时，应根据对方的需求和要求，提供合理的报价和相关信息，并说明报价的有效期和付款方式等重要事项。

3.3还盘函

还盘函是在对方报盘的基础上，对对方的报价和相关条件进行修改和调整后发出的函件。还盘函的目的是为了与对方进行进一步的谈判和协商，争取达成双方都满意的交易条件。还盘函的语言应委婉、客气，表达出对对方的尊重和理解。在撰写还盘函时，应明确指出对方报价中的不足之处，并提出自己的修改意见和建议，同时说明还盘的有效期和付款方式等重要事项。

四、业务往来函件的发送与接收

4.1发送方式

业务往来函件的发送方式主要有纸质邮件、邮件、传真等。纸质邮件适用于一些重要的函件或需要对方签字确认的函件；邮件适用于一些紧急的函件或需要快速传递的函件；传真适用于一些需要对方立即回复的函件或需要对方确认收到的函件。在选择发送方式时，应根据函件的重要性、紧急性、保密性等因素进行综合考虑，选择最合适的发送方式。

4.2接收注意事项

在接收业务往来函件时，应注意及时查看和处理函件，避免因延误而影响