外贸应用文概述.pptVIP

（四）正确(correctness)商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利、义务、厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。广义的说，商业书信的正确性表现在：运用正确的语言水平叙述得正确数字要正确正确理解和运用商业术语下列是用一内容三种不同语言水平的比较参考：Formal:AlthoughItem12isenumeratedinthereport,thewriterhasascertainedthatitiscurrentlynotintheorganization’sinventoryorinthewriter’spossession.Informal:AlthoughItem12islistedinthereport,it’snotinourstocknowandIdon’thaveiteither.1、运用正确的语言水平Standard:Irregardlessofthereportthatitemit’snotonourshelvesnow,andIhaven’tgotiteither.叙述得正确：商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够(Understatement)，更不要说得过头(Overstatement)。[例]：Thisstoveisabsolutelythebest(or:theverybest)onthemarket.(这种炉子是市场上绝对最好的炉子。)这句话是用来介绍商品的，但没有具体介绍商品的性能，而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。2、叙述得正确［改写］OurmodelA195isdesignedonmodernlines,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.(我们的A195型炉子是按现代样式设计的，在不增加燃料消耗的情况下，比其他各种旧式炉子温度高25％。所以，你会同意，这是优良的节约燃料的炉子。)3、数字要正确做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，差之千里”。甚至引起不同的理解。“以上”，“以下”，“以前”，“以后”，“从……到……”等的表达法例如：二美元和二美元以上$2or(and)$2above(over)4、正确理解和运用商业术语一般常用的商业用语用字简洁，意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷。如：Youaskveryshortdeliveryforyourorder.写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。”可是shortdelivery不是快点交货的意思，而是“短交”的意思，这就用错了商业术语。短交(ShortDelivery),是指货物包装良好，但买方在收到货物后，经开箱检验，将实际货物与装箱单核对，发现货件短少。因此，应该说：Yourequirequick(prompt)deliveryofyourorder.（五）清晰(clarity)要确保你的信函阐述清楚，以免引起对方误解。首先，应对要达到的目标有一个具体的思路。只有头脑清醒时才能表述清楚。同样重要(也许是更重要)的是要让人理解你的意思，因此，建议在写信的时候要考虑阅信人的理解水平，既不要高于也不要低于其理解力，我们可以：1、避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词02单击此处添加小标题[例]AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.单击此处添加小标题(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白说明一个月两次还是两个月一次”01WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）