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广告决策会议纪要撰写规范

广告决策会议纪要撰写规范

一、广告决策会议纪要的基本要素与结构要求

广告决策会议纪要是记录会议核心内容、决策事项及执行计划的重要文件，其撰写需遵循规范的要素与结构。

（一）会议基础信息的完整性

会议纪要需明确标注会议名称、时间、地点、主持人、参会人员及缺席人员名单。对于广告决策会议，还需特别注明涉及的广告项目名称、客户信息及会议性质（如方案评审、预算分配或创意讨论）。例如，参会人员应区分决策层（如市场总监、品牌经理）、执行层（如创意组长、媒介采购）及外部顾问（如广告公司代表），以体现决策链条的权威性。

（二）核心议题的层级化呈现

会议讨论内容需按优先级分点陈述，每个议题应包含“背景说明—讨论要点—争议焦点—结论”四部分。以广告投放渠道选择为例，背景需说明预算范围与目标人群；讨论要点需列举备选渠道（如社交媒体、户外大屏）的优劣对比；争议焦点需记录是否增加短视频平台预算的分歧；结论需明确最终渠道组合及预算分配比例。

（三）行动计划的量化标准

所有决策事项须转化为具体行动，明确责任人、完成时限及验收标准。若会议决定调整广告文案，需标注文案修改负责人（如创意部张三）、提交终稿时间（如3个工作日内）及审核标准（需符合品牌VI手册第2.3条规范）。

二、广告决策会议纪要的撰写技巧与注意事项

确保会议纪要的准确性与可操作性需要掌握专业技巧，并规避常见问题。

（一）关键信息的提取与过滤

1.聚焦决策依据：需重点记录数据支撑点（如某广告点击率低于行业均值15%）、客户反馈（如甲方要求强化产品核心卖点）等影响决策的关键因素，剔除与结论无关的过程性发言。

2.争议处理的记录规范：对分歧意见应客观记载各方立场及妥协方案。例如，当媒介部主张增加信息流广告预算而财务部反对时，需注明“经协商同意削减传统媒体预算5%用于信息流测试”。

（二）语言表达的规范性要求

1.避免主观表述：禁用“我认为”“应该”等个人化措辞，改用“会议确认”“决议通过”等客观陈述。

2.术语与缩写的统一：首次出现专业术语（如CPM、KOL）需括号注释，后续统一使用缩写；同一概念前后表述一致（如“目标用户画像”不得交替写作“消费者画像”）。

（三）版本管理与签发流程

1.修订痕迹保留：使用文档对比工具标注修改内容，重大变更（如预算金额调整）需附加修改说明。

2.多级审核机制：纪要起草人（通常为会议秘书）初稿→议题负责人复核事实准确性→法务合规性审查（涉及合同条款时）→决策人终审签字。

三、广告决策会议纪要的应用场景与配套机制

会议纪要的价值体现在后续执行与组织知识沉淀中，需建立配套保障机制。

（一）跨部门协作的执行监控

1.任务追踪系统对接：将纪要中的行动计划同步至OA或项目管理工具（如Jira），设置自动提醒功能。例如，媒介采购任务需关联合同签订节点，逾期未完成触发预警。

2.复盘会议的引用依据：在下阶段评审会上，需对照前期纪要核查执行偏差。若某次纪要要求“9月前完成A/B测试”，但实际延迟两周，需在本次会议分析原因。

（二）组织知识管理的应用

1.决策案例库建设：将典型会议纪要（如年度预算分配争议处理）脱敏后存入知识库，标注关键词（如“预算重分配”“多方博弈”）供后续参考。

2.新人培训素材：选取争议解决范例（如创意方向调整的讨论过程）作为市场部门新人培训的决策思维教材。

（三）法律风险防控功能

1.责任界定的凭证：对于因广告内容引发的纠纷，纪要中“法务部已提示肖像权风险”的记录可减轻企业责任。

2.合规性审计材料：监管部门检查时，需提供包含“禁用绝对化用语”等合规审查结论的会议纪要原件。

四、广告决策会议纪要的标准化模板与格式规范

为确保会议纪要的规范性和可读性，需建立统一的文档模板，并明确格式要求。

（一）标准模板的核心模块设计

1.会议基本信息模块

?固定字段包括会议主题（如“2024年Q3品牌广告投放策略会”）、会议编号（按年度流水号编制，如ADM-2024-015）、保密等级（如“内部公开”“机密”）。

?参会人员需标注职务与所属部门（如“王五，媒介采购部经理”），外部参会者需注明公司名称。

2.决策事项摘要模块

?采用“议题编号+结论摘要”形式，例如：

议题1.2（户外广告资源采购）：通过比价结果，选定A公司为高铁站广告牌供应商，合同期6个月，总预算≤120万元。

3.附件管理规范

?关联文件需列明名称与版本号（如“附件1：《竞品广告分析报告》V1.2”），电子版纪要应设置超链接跳转功能。

（二）格式细节的技术