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办公往来文书格式规范

一、公文的基本格式

1.1标题的写法

公文标题是公文的重要组成部分，它应准确概括公文的主要内容和主题。标题通常由发文机关名称、事由和文种三部分组成，例如《[发文机关名称]关于[事由]的[文种]》。发文机关名称应写全称或规范化简称，事由应简明扼要地说明公文的核心内容，文种则根据公文的性质和用途来确定，如通知、报告、请示等。标题的字体一般采用二号宋体加粗，排版时应居中放置，以突出其重要性。

1.2文号的规范

文号是公文的编号，用于标识公文的唯一性和追溯性。文号通常由机关代字、年份、序号三部分组成，例如[机关代字]〔年份〕第[序号]号。机关代字是发文机关的特定标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号用阿拉伯数字标识，不加“第”字。文号应位于公文标题下方居中位置，与标题间隔一行。文号的字体一般采用三号仿宋体，以保证其清晰可读。

1.3主送机关与抄送机关

主送机关是公文的主要接收单位，应写全称或规范化简称，位于标题下空一行左侧顶格标注，回行时仍顶格。主送机关之间用顿号或逗号隔开，最后一个主送机关后标全角冒号。抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他单位，位于主题词下一行左侧顶格标注，回行时与冒号后的抄送机关对齐。抄送机关之间用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号。主送机关和抄送机关的字体一般采用三号仿宋体。

二、正文的撰写

2.1开头部分的写法

公文正文的开头部分应开门见山，简要说明公文的目的和背景。可以采用概述式、目的式、根据式等不同的写法，根据公文的具体情况来选择。概述式开头是对公文所涉及的主要事项进行简要概括，目的式开头是直接说明公文的目的和意图，根据式开头是引用相关的法律法规、政策文件或上级指示等作为依据。开头部分的语言应简洁明了，避免冗长和啰嗦。

2.2主体内容的要点

公文正文的主体内容是公文的核心部分，应围绕公文的主题和目的，详细阐述相关的事实、意见、建议等。主体内容应层次分明，结构合理，逻辑清晰。可以采用分段、分条等方式来组织内容，使读者易于理解和把握。在阐述内容时，应注意语言的准确性和客观性，避免主观臆断和模糊不清。

2.3结尾部分的注意事项

公文正文的结尾部分应简洁明了，起到总结全文、提出要求或发出号召等作用。结尾部分可以采用祈使式、希望式、感谢式等不同的表达方式，根据公文的具体情况来选择。祈使式结尾是直接提出要求或命令，希望式结尾是表达对对方的期望或祝福，感谢式结尾是对对方的支持和帮助表示感谢。结尾部分的语言应得体、恰当，避免过于生硬或随意。

三、附件的使用

3.1附件的种类

附件是公文的附属材料，用于对公文的内容进行补充、说明或佐证。附件的种类较多，常见的有图表、说明书、证明材料、批转转发文件等。不同种类的附件应根据其特点和用途进行合理使用，以提高公文的可读性和可信度。

3.2附件的标注方法

附件应在正文之后另起一页标注，标注的位置应在正文下空一行左空二字处，用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字依次标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。

3.3附件与正文的关系

附件是公文的组成部分，与正文具有同等效力。附件应与正文紧密结合，相互呼应，共同构成一个完整的公文体系。在撰写公文时，应根据需要合理设置附件，并在正文中对附件进行明确的提及和说明，以便读者更好地理解和使用公文。

四、语言表达与用词

4.1语言的准确性

公文语言应准确、严谨，避免使用模糊、歧义或含糊不清的词语。在表达事实、意见、建议等时，应具体、明确，不得夸大或缩小事实。同时应注意语言的逻辑性和连贯性，避免出现语句不通、逻辑混乱等问题。

4.2用词的规范性

公文用词应规范、得体，符合公文的语体要求。应避免使用口语化、俚语化或方言化的词语，不得使用生僻、晦涩或过于华丽的词汇。在使用专业术语时，应保证其准确无误，不得滥用或误用。同时应注意词语的搭配和使用习惯，避免出现词语搭配不当或使用错误的情况。

4.3避免口语化表达

公文是一种正式的文书，应避免使用口语化的表达方式。口语化表达往往过于随意、粗俗或不规范，不符合公文的庄重性和严肃性。在撰写公文时，应使用书面语，注重语言的规范性和专业性，以提高公文的质量和可信度。

五、格式排版与打印

5.1页边距的设置

公文的页边距应符合国家有关标准和规定，一般上、下、左、右页边距分别为37mm、35mm、28mm、26mm。页边距的设置应均匀、对称，以保证公文的美观和整齐。

5.2字体字号的选择

公文的字体一般采用三号仿宋体，标题采用二号宋体加粗。正文的行距应适中，一般为28磅左右，以保证文字的清晰可读。在使用特殊字体或字号时，应符合国家有关标准和规定，并在