《物料采购申请单》课件 .ppt

*************************************设定审批权限职位级别审批权限范围审批金额上限部门主管本部门常规物料采购1万元部门经理本部门所有物料采购5万元采购经理全公司常规物料采购10万元财务总监全公司物料及设备采购50万元总经理所有类型采购100万元董事会重大资产与战略采购无上限合理的审批权限设置是采购风险控制的重要手段。权限设置应基于职责匹配原则，确保审批决策由具备相应知识、经验和责任的人员做出。同时，应考虑工作效率，避免不必要的层级和审批环节。审批权限通常与金额阈值、物料类型、用途等因素相关联。企业应制定明确的权限矩阵，并在采购系统中实现自动化权限控制。权限设置应定期审查和更新，以适应组织变化和业务发展。特殊情况下，应有临时授权和权限委托机制，确保业务连续性。实施多级审核机制分级审核模型根据采购金额、物料类型和风险等级，设置不同的审核级别和路径。低风险常规采购可采用简化流程，高风险或大额采购则需更严格的多级审核。专业审核分工根据专业领域划分审核责任，如技术规格由工程师审核，价格合理性由采购专家评估，预算符合性由财务人员确认。专业分工确保每个方面都得到专业评估。交叉审核机制对于重要或复杂的采购项目，实施交叉审核，由不同部门或团队从不同角度进行评估，提高决策质量和防范风险。交叉审核可以发现单一视角可能忽略的问题。阶段性审核安排将复杂采购项目分为多个阶段，每个阶段设置相应的审核点，确保项目按计划推进且符合要求。阶段性审核有助于及时发现和解决问题，避免后期大幅调整。多级审核机制是确保采购决策质量和风险控制的重要手段，尤其适用于大型企业和复杂采购项目。有效的多级审核应平衡控制与效率，避免过度审批导致流程拖沓和责任分散。在实施多级审核时，应明确各级审核的重点和标准，避免重复审核同一内容。同时，应设置合理的时限和提醒机制，确保审核及时完成，不影响采购进度。处理紧急采购申请1明确紧急定义制定明确的紧急采购标准和判断依据，如设备故障导致生产停线、安全隐患需立即解决、客户紧急订单等情况。明确的定义有助于防止滥用紧急流程。2简化审批流程为紧急采购设计简化的审批路径，减少审批环节，缩短审批时间。可考虑采用电话或即时通讯工具进行口头审批，事后补充书面手续。3授权应急决策指定特定人员在紧急情况下有权做出临时采购决策，确保快速响应。应急授权应有明确的范围和限制，并要求事后报告和审查。4后续规范化紧急采购完成后，进行事后审查和规范化处理，补充必要的文档和审批，分析紧急原因并制定预防措施。事后分析有助于改进计划和预防类似紧急情况。紧急采购是企业运营中难以完全避免的情况，建立有效的紧急采购机制可以在确保业务连续性的同时，维持必要的控制和合规性。关键是要平衡效率和风险，既能快速响应紧急需求，又不损害企业的长期利益和管理规范。除了处理具体的紧急采购外，企业还应定期分析紧急采购的模式和趋势，识别系统性问题，通过改进计划和库存管理，减少紧急采购的发生频率。管理变更和取消申请变更控制流程建立正式的变更控制程序，规定如何提交、评估和批准采购申请的变更。变更控制应明确哪些变更需要重新审批，哪些可以简化处理，以及变更的影响评估方法。变更记录与跟踪记录所有变更的内容、原因、日期和责任人，保持完整的变更历史。完善的记录有助于后续审计和问题分析，也是合规管理的重要组成部分。取消申请流程制定取消采购申请的程序，包括取消原因说明、影响评估和必要的批准。对于已经进入执行阶段的采购，取消可能涉及供应商沟通和违约成本评估。后果与责任管理评估变更或取消带来的影响和成本，明确责任归属和处理方法。变更和取消虽然有时不可避免，但频繁变更可能反映计划不足或决策草率，应引起管理层关注。变更和取消是采购管理中常见的挑战，良好的变更管理可以减少中断和额外成本，保持采购流程的有序进行。变更管理应强调前期规划和沟通的重要性，鼓励更准确的需求预测和更充分的决策准备。在设计变更和取消流程时，应考虑不同阶段变更的难度和影响。早期阶段的变更相对容易处理，而采购执行后的变更可能涉及合同义务和供应商关系，需要更谨慎的处理和更高级别的审批。整合采购申请与预算管理预算检查机制在采购申请审批流程中嵌入预算检查环节，确保采购支出在预算范围内。预算检查应考虑部门预算、项目预算和成本中心预算，以及预算执行情况和剩余额度。系统应能自动提示预算超支风险，并根据公司政策触发额外审批或预算调整流程。采购承诺管理将批准的采购申请视为预算承诺，在预算管理系统中记录和跟踪。承诺管理有助于更准确地掌握实际预算使用情况，