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广告行业合同管理流程标准化

一、制定目的及范围

为了提升广告行业的合同管理水平，确保合同签署、执行及变更等各个环节的规范化，特制定本流程。此流程适用于广告公司与客户之间的所有合同，包括但不限于广告投放合同、创意服务合同、媒介购买合同等。通过标准化的管理流程，旨在提高工作效率，减少合同纠纷，确保各方权益得到有效保护。

二、合同管理原则

1.合同管理应遵循合法、公正、透明的原则，确保合同的内容符合相关法律法规。

2.在合同签署前，需全面了解客户需求，确保合同条款清晰、具体，避免模糊不清的表述。

3.所有合同必须经过合法授权的人员审核与批准，未经批准的合同无效。

三、合同管理流程

1.合同需求识别

合同需求由项目经理提出，需明确项目背景、目标及预算等信息，形成初步的合同需求文档。项目经理与客户进行沟通，确认合同内容与条款。

2.合同草拟

合同草拟由法务部门或专职合同管理人员负责。草拟过程中需参考公司既定模板，并结合项目实际情况进行调整。合同内容包括但不限于：合同主体、项目范围、费用支付、履约期限、违约责任等。

3.内部审核

合同草拟完成后，需提交相关部门进行审核，包括法务部、财务部及项目负责人。审核过程中，需重点关注合同条款的合法性、合规性及财务可行性。各部门应在规定时间内反馈审核意见。

4.合同修订

5.合同签署

合同经各方确认无误后，安排签署。签署过程中需确保合同的合法性，所有签署人员需具备相应的授权资格。签署后，应及时对合同进行归档并保存电子版备份。

6.合同执行

合同签署后，项目经理需负责合同的执行与落实，确保各项条款得到贯彻实施。执行过程中，项目经理应定期与客户沟通，保持信息透明，及时解决执行中遇到的问题。

7.合同变更管理

如需对合同内容进行变更，应由项目经理提出申请，明确变更理由及影响，并经相关部门审核。变更合同需重新签署并归档，确保合同的合法性与有效性。

8.合同履行监控

合同执行期间，项目经理应定期跟踪合同履行情况，确保各项工作按时、按质完成。需建立合同履行记录，记录重要节点及客户反馈，为后续评估提供依据。

9.合同结案

项目结束后，需进行合同结案工作。项目经理应对合同履行情况进行总结，编写合同履行报告，评估项目绩效，并收集客户反馈。所有合同相关文档需整理归档，以备日后查阅。

四、备案与归档

所有合同及相关文档需进行严格的备案与归档管理。合同归档包括：合同正本、签署记录、审核意见、履行记录及变更协议等。归档资料需按照合同编号进行分类，并保存电子版备份，确保信息的完整性与可追溯性。

五、合同管理纪律

1.合同管理人员职责

合同管理人员需具备相关法律知识，了解合同管理流程，确保合同的合法性与合规性。需定期参加培训，提升自身专业素养。

2.各部门协作

各部门在合同管理中应密切配合，确保信息共享与沟通畅通。项目经理需主动协调各方资源，确保合同的顺利执行。

3.违约责任

对于违反合同管理流程的行为，相关责任人将根据公司规定进行处罚。确保合同管理的严肃性与规范性。

六、反馈与改进机制

建立合同管理反馈机制，定期收集各部门及客户的意见与建议，评估合同管理流程的有效性。根据反馈信息，及时对流程进行优化调整，确保合同管理的适应性与灵活性。在每次项目结束后，项目经理应组织总结会议，分享经验与教训，促进团队的成长与进步。

七、总结与展望

通过本合同管理流程的标准化，有助于提升广告行业的合同管理水平，确保各项工作有序进行。未来，随着行业的发展与变化，合同管理流程将不断优化与调整，以适应新的市场需求与挑战。希望通过这一标准化流程的实施，能够有效提升广告公司的专业形象，增强客户信任，实现长期合作的良好局面。