OA项目保障规定及项目组人员职责.doc

OA实施保障规定

为了使OA系统顺利的实施并上线，提高办公效率、规范管理流程，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本要求:

1、OA系统是公司管理信息传递的有效平台，它集合了公司各方面的信息，也是公司实施企业管理、技术管理，质量管理和其他管理的重要工具，公司全体员工都要关注、维护该平台。在实施过程中，要求所有项目涉及人必须根据OA项目组的工作计划进行。

2、在OA实施过程中，涉及到资源可以优先进行调配。

3、各主管要认真识别部门内部的业务、管理流程，并指定固定的部门归口人员与OA项目组联系。功能需求都必须由主管签字确认。对需要更改流程的，需要仔细评估，并形成统一的文件。涉及到跨部门流程更改的，需要流程相关部门联合评审会签，并统一存档。

4、项目实施过程中的虚拟环境搭建运行、培训等工作过程中，各部门必须抽出一至两名固定的人员进行练习和接受培训。实施过程有人员调动的，培训的技术信息由部门自行交接完成。

5、系统内客户关系管理的推行工作将独立于其它流程进行。业务人员要适应信息系统化系统识别客户，并配合项目组推行业务流程调研。在后续的实施过程中按照系统内的要求进行操作，以便于此系统发挥必要的作用。

6、根据公司特点,需要保密的范围是：管理成果、技术资料、档案、规范、成果、市场信息、客户名单、合同价格。为确保不泄密，保密工作应为企业控制管理的重要环节。市场信息，工程待审报告等栏目，尽可能采取加密的措施，严格控制管理；任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不准下载受控的内容；不得使用弱密码，涉及保密信息的岗位，不得将密码自动保存在计算机上；如发生泄密的情况，将按《员工手册》及保密协议的内容追究相关人员责任。

7、信息发布按相关栏目和权限进行。按职责和权限及要求，发布相关信息和参加讨论及沟通、交流；严禁在OA系统内发布违反公司规定、偏激、不健康、或无工作无关的内容。

8、相关人员按职责对相关信息应及时给予解决至流转，涉及相关人员的必须在（4）小时内给予确认（特殊情况除外）；急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在（2）小时内给予回复（特殊情况除外）；申请栏目内容发布，应有部门主管或负责人的审核意见；相关人员按职责对相关信息，必须及时给予答复。

9、应将OA登录页面设置为首页。每天开机后登录OA系统，系统运行后，相关管理部门要求的日常工作内容或者记录必须填写。

10、应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效。

11、公司所有的管理流程都必须从OA进行，特殊情况将由分管副总以上签批，后续追补相关流程。

12、OA系统管理员负责OA服务器及数据的备份工作。OA服务器暴露在公网中，容易受到网络攻击，因此数据备份工作每天进行2次，分别在中午和晚上12点进行。

13、未尽事宜，另行增补。

OA项目组成员职责

OA系统的实施过程中需要各部门、选定一名能担负起以下职责的成员担任OA项目组成员；

负责部门内OA相关流程的整理、确认，负责向信息组提交部门对OA的需求；

负责部门内OA相关人员操作权限的整理、确认并经部门经理批准后报信息组系统管理员按照要求配置；

负责OA系统内本部门具有管理权限模块的管理、维护；

负责部门内OA客户端相关操作问题的答疑和解决；

及时记录系统中出现的问题并传送至信息组；

OA系统在实施准备和上线过程中，要求OA项目组成员保障每周一天左右的时间支持项目实施；

参加OA相关的项目例会；

参加信息组组织的OA系统管理操作培训和相关的OA理念及工作方式培训；负责本部门OA客户端使用的培训，并且根据使用效果调节培训频率，目的是使所在部门的每个人都能熟练的在OA系统正常操作；

OA项目组成员如有调动。要求必须做好OA项目相关工作的移交。具体包括：系统地培训OA理念及工作方法，使接替工作的人员能清晰的理解OA相关工作思路；直至能够担负起OA项目组成员的职责。