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物业行政管理作业指导书：文件、资料管理制度

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大厦物业治理有限公司

行政治理作业指导书★文件、资料治理制度

A版0次修改

1目的

规定本公司文件资料的编写、批准、公布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的掌握要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、掌握及资料保管和外来文件的治理。

职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合治理部负责业主档案的治理与掌握。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料治理工作的掌握。

相关文件

《文件掌握程序》Q/PHQP4.2.3

《质量记录掌握程序》Q/PHQP4.2.4

工作程序和治理方法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门依据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进展审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制，必需使用[印制文件登记表](QRWD010201)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)根据质量体系的掌握要求进展治理的文件;

在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

与效劳过程有关的合同协议;

业主档案(如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合治理部治理与掌握，详细执行[顾客财产掌握程序]Q/PHQP7.5.4)。

治理与掌握详细执行[文件掌握程序](Q/PHQP4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和效劳工作范围相关的文件作为非受控文件治理，办公室应对其进展分类和编码，以便于归档，依据目前公司现有的非受控文件，可分为：

内行文、外行文:1

c)与效劳过程无关的合同协议:3b)未被质量体系引用的外来文件:2

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料名目的索引号

XXXXX

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与治理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进展编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一治理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的治理和爱护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要准时存档，并建立[存档备案资料名目](QRWD010202)，注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表](QRWD010203)，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进展统计和

检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发觉文件误发时应马上追回，同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QRWD010204)上具体注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进展检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损缘