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学校物品采购审批流程详解

一、制定目的及范围

为提升学校物品采购的规范性和效率，确保各类物资的采购满足教学、科研及其他日常运作的实际需求，特制定本流程。本流程适用于学校所有部门的物品采购，包括教具、办公设备、体育器材、实验器材等。

二、采购原则

1.所有采购行为应遵循公正、透明的原则，确保各类物资的质量与价格合理。

2.采购物品须从符合资质的供应商处购买，确保所有物资具备相应的质量证明和发票。

3.各部门须指定专人负责采购事宜，申购人与采购人应为不同人员，以防止利益冲突。

三、采购流程设计

1.采购申请阶段

在采购需求产生时，相关部门需进行以下步骤：

需求确认：申购人需对所需物品的数量、规格及用途进行明确，并与部门内其他成员沟通，确保需求的合理性。

填写申请表：申购人根据确认的需求，填写《采购申请表》，并附上相关的需求说明及预算估算。

2.申请审批阶段

完成采购申请后，进入审批环节：

部门初审：部门负责人对《采购申请表》进行审核，确认需求的合理性及预算的可行性。

预算审核：财务部门对申请表中的预算进行审核，确保资金的可用性及合规性。

最终审批：经过初审与预算审核后，申请将提交给校领导进行最终审批，校领导需在规定时间内完成审批。

3.询价与选择供应商

采购申请获得批准后，采购人需进行以下操作：

供应商筛选：采购人根据学校采购政策，初步筛选出至少三家合格的供应商。

询价比价：向选定的供应商发出询价函，收集报价并进行比较，确保选择的供应商提供的价格合理且符合质量要求。

选择供应商：根据价格、质量、交货周期及服务等综合因素，采购人选择最终的供应商，并填写《供应商选择记录》。

4.合同签署与采购实施

在确定供应商后，采购人需完成以下步骤：

合同拟定：与选定的供应商协商合同条款，明确交货时间、质量标准、售后服务等。

合同审核：将拟定的合同提交给法务部门进行审核，确保合同内容符合法律法规及学校政策。

合同签署：合同审核通过后，由校领导和供应商双方签署合同，形成正式的采购协议。

物品采购：采购人根据合同内容下订单，并跟踪物品的生产与交付进度，确保按时到货。

5.验收与入库

物品到货后，需进行验收与入库：

验收准备：采购人需提前与相关部门协调，安排验收工作，确保验收人员到场。

验收实施：根据合同要求对物品进行验收，检查数量、质量及包装完整性，必要时可要求供应商协助。

验收记录：验收合格后，填写《验收报告》，并由所有参与验收的人员签字确认。

入库操作：验收合格的物品应及时入库，相关信息需录入学校的物资管理系统，确保物品的追踪与管理。

6.付款与报销

物品验收完成后，进入付款与报销环节：

发票索取：采购人需向供应商索取合法的发票，并核对发票信息与验收报告的吻合性。

付款申请：填写《付款申请表》，附上验收报告、发票及合同，提交财务部门审核。

付款执行：财务部门审核通过后，按合同约定进行付款，并将付款信息记录在案。

四、备案与档案管理

采购过程结束后，需对相关文档进行整理与存档：

资料整理：采购人需将采购申请表、验收报告、合同、发票等相关文件进行整理，确保资料的完整性。

档案存储：将整理好的文件按照部门及日期进行分类存档，确保日后查阅的便利性。

五、采购纪律与责任

为保障采购流程的顺畅与公正，需明确以下责任与纪律：

采购人职责：负责建立供应商档案，进行市场调研，确保采购物品的质量与合规性。

行为规范：采购人员不得接受供应商的任何赠品或回扣，违者将面临严肃处理。

六、反馈与改进机制

为了不断优化采购流程，需建立反馈与改进机制：

定期评估：定期对采购流程进行评估，收集各部门的意见与建议，及时调整流程细节。

问题记录：建立问题记录机制，对每次采购中出现的问题进行总结，分析原因并提出改进措施。

培训与学习：定期组织采购相关培训，提高相关人员的专业素养与流程执行能力。

通过以上详细的采购审批流程设计，旨在确保学校物品采购的高效、规范与透明，保障各部门的实际需求得到满足，同时提升整个学校的运营效率。