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档案工作“三纳入、四参加、四同步”制度

档案工作“三纳入、四参加、四同步”制度是档案管理领域的重要工作规范和准则，它对于确保档案工作的系统性、完整性和有效性起着关键作用。下面将详细阐述这一制度的具体内容。

“三纳入”制度

纳入本单位发展规划和年度计划

1.规划层面的融合

在单位制定发展规划时，档案工作应作为重要组成部分被纳入其中。单位的发展规划通常涵盖了战略目标、业务方向、资源配置等多个方面，档案工作要与这些内容相契合。例如，对于一家企业而言，如果其发展规划是在未来五年内拓展市场份额，实现业务多元化，那么档案工作就需要围绕这一目标，规划如何收集、整理和利用与市场拓展、新业务相关的档案资料。

在规划档案工作时，要明确档案管理的长期目标。比如，在五年内建立一个全面、高效的数字化档案管理系统，以满足企业快速发展过程中对档案信息的高效利用需求。同时，要制定具体的阶段性目标，如每年完成一定比例的档案数字化转换工作，逐步提升档案管理的信息化水平。

2.年度计划的落实

年度计划是对发展规划的具体细化和落实。档案工作的年度计划要与单位整体年度计划紧密结合。每年初，档案管理部门应根据单位的年度业务重点，制定相应的档案工作任务。

例如，如果单位当年的重点工作是开展一个大型的科研项目，那么档案工作年度计划中就应明确将该科研项目的档案收集、整理和归档工作作为重点任务。要确定具体的时间节点，如在项目启动阶段开始收集项目相关的立项文件、研究方案等档案；在项目实施过程中，定期收集实验数据、研究报告等；在项目结束后，及时完成全部档案的整理和归档工作。

同时，年度计划还应包括档案管理的日常工作安排，如档案的安全保管、定期的档案清查等。要合理分配资源，包括人力、物力和财力，确保各项档案工作任务能够顺利完成。

纳入单位有关人员的职责范围和岗位责任制

1.明确职责分工

将档案工作的具体职责明确分配到单位的各个部门和相关人员。对于不同岗位的人员，其档案工作职责应与其业务工作紧密相关。例如，业务部门的工作人员负责在业务活动中及时收集和整理与本部门业务相关的档案资料，并按照规定的时间和要求提交给档案管理部门。

档案管理部门的人员则承担着档案的接收、整理、保管、利用等核心职责。他们要确保档案的完整性和安全性，建立科学的档案分类体系，方便档案的查询和利用。同时，还要对其他部门的档案工作进行指导和监督。

2.建立岗位责任制

为每个涉及档案工作的岗位制定详细的岗位责任制。明确岗位的工作内容、工作标准和工作流程。例如，档案管理员岗位责任制中应规定每天的档案接收和整理数量、档案的上架和存储要求、档案查询的响应时间等。

通过建立岗位责任制，使每个岗位的人员都清楚自己在档案工作中的职责和义务，确保档案工作的每一个环节都有人负责。同时，要将档案工作的绩效纳入岗位考核体系，对在档案工作中表现优秀的人员进行奖励，对工作不力的人员进行相应的处罚，以提高人员的工作积极性和责任感。

纳入单位的考核、奖惩制度

1.考核指标的设定

建立科学合理的档案工作考核指标体系。考核指标应涵盖档案工作的各个方面，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。例如，在档案收集方面，可以考核档案的齐全率，即实际收集到的档案数量与应收集档案数量的比例；在档案整理方面，可以考核档案的分类准确率、编目规范性等。

对于不同部门和岗位，考核指标应有所侧重。业务部门主要考核其档案资料的提交及时性和完整性；档案管理部门则主要考核档案管理的整体水平和服务质量。

2.奖惩措施的实施

根据考核结果，对档案工作表现优秀的部门和个人进行奖励。奖励可以包括物质奖励，如奖金、奖品等，也可以包括精神奖励，如荣誉证书、表彰通报等。通过奖励措施，激励单位全体人员积极参与档案工作，提高档案工作的质量和效率。

对于档案工作不达标的部门和个人，要采取相应的惩罚措施。惩罚可以包括批评教育、扣减绩效工资等。同时，要帮助他们分析问题，制定改进措施，促使他们尽快提高档案工作水平。

“四参加”制度

参加本单位重要会议

1.会议信息的收集

档案管理人员参加本单位的重要会议，能够及时获取会议中的重要信息。这些信息对于档案的收集和整理具有重要意义。例如，在单位的年度工作会议上，会明确当年的工作目标、重点任务和发展战略等重要内容，档案管理人员参加会议后，可以将这些信息记录下来，并在后续的档案管理工作中，重点关注与这些内容相关的档案资料的收集。

在会议过程中，档案管理人员要认真做好会议记录，包括会议的时间、地点、参会人员、会议议程、主要发言内容等。对于会议中形成的重要决议和文件，要及时进行收集和整理，确保这些档案资料的完整性和准确性。

2.档案管理的指导

档案管理人员参加重要会议，还可以在会议中对档案管理工作进行指导。例如，在讨论重大项目的决策会议上，档案