DB13_T2295-2015_行政许可电子档案管理规范_河北省.docxVIP

ICS03.080.01

A12

DB13

河北省地方标准

DB13/T2295—2015

行政许可电子档案管理规范

Administrativelicensingofelectronicarchivesmanagement

河北省质量技术监督局发布

DB13/T2295—2015

前

言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由河北省质量技术监督局审查事务中心提出。

本标准由河北省服务标准化技术委员会归口(SAHB/TC264)。

本标准主要起草单位：河北省质量技术监督局审查事务中心。

本标准主要起草人：张再永、李贻才、刘凤英、陈新杰、于爱华、范建斌、郑倩、王军杰、张立军。

I

DB13/T2295—2015

行政许可电子档案管理规范

1范围

本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据管理、归档、整理、保管和利用。

本标准适用于河北省内各行政许可主管部门在行政许可过程中形成的电子档案的管理与技术要求。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

GB/T20988-2007信息系统灾难恢复规范

DA/T18档案著录规则

3术语和定义

3.2

1

DB13/T2295—2015

4总则

4.1行政许可电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4.2

应对行政许可电子档案的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管

理工作的连续性。

4.3

应明确规定行政许可电子档案归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、

被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子档案的质量。

4.4归档电子档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持

一致。

4.5应保证行政许可电子档案的凭证作用，对只有电子签章的电子档案，归档时应附加有法律效力的

非电子签章。

4.6

5

应配备各种设施，加强管理，确保行政许可电子档案数据的安全。

元数据管理

5.1

元数据内容

5.1.1元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。

5.1.3归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及

归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.2.1背景结构信息表

1

2

3

4

5

6

7

行政许可电子档案形成的部门信息

行政许可电子档案的完成日期信息

行政许可电子档案主管部门的通讯地址信息

行政许可电子档案主管部门的联系电话信息

行政许可电子档案主管部门联系人信息

2

DB13/T2295—2015

8

操作系统版本

数据库系统

数据库系统版本

相关软件

形成行政许可电子档案的计算机操作系统的版本信息

形成行政许可电子档案存储的数据库系统信息

形成行政许可电子档案存储的数据库系统的版本信息

形成行政许可电子档案的相关软件信息

9

10

11

12

13

相关软件版本

字节数

形成行政许可电子档案的相关软件的版本信息

行政许可电子档案的字节数量

5.2.2管理过程信息表

行政许可电子档案的管理过程信息见表2。

表2管理过程信息表

序号

字段名称

说明

1

2

3

4

5

6

7

8

岗位序号

岗位名称

责任人

形成行政许可电子档案的岗位信息

形成行政许可电子档案的岗位信息

形成行政许可电子档案的人员信息

行政许可电子档案的接收时间信息

行政许可电子档案的办理状态信息

接收日期

办理结果

结束日期

凭证信息

其他标志

行政许可电子档案的办理完结的时间信息

行政许可电子档案的其他标志信息

6.1.1归档电子档案应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写行

政许可电子档案管理登记表（参见表A.1、表A.2、表A.3），由负责人签署审核意见后，移交给相应

档案部门实行集中统一管理。

6.1.2按GB/T18894-2002的7.5.2.2的规定，把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3

套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子档案，则应在解密后再制作拷贝；

确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。

6.1.3按GB/T18894-2002的7.5.2.3的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只

读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不应用软磁盘作为数字档案长