城市学院秘书学秘书职.pptxVIP

第一节秘书职能环境的结构

第二节：办公室管理

第三节:秘书人际关系

第四节：秘书职能环境资源

第五节：秘书职能环境与职能场

第六节：领导需要怎样的秘书

第七节：秘书的选任与培养

第八节：秘书与领导的关系

一、纵向层次

1、秘书机构内部环境

2、组织内环境

3、组织外部环境

二、横向要素

1、社会经济环境2、社会政治环境

3、社会文化环境4、科学技术环境

秘书职能环境关系

与纵向层次机构的关系

与横向部门机构的关系

与社会公众的关系、

秘书与人际关系

第二节：办公室管理

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办公室管理的意义和内容

办公室管理的意义

搞好办公室管理，有利于改善或克服办公室综合症。

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搞好办公室管理，有助于确立单位良好的社会形象。

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搞好办公室管理，有利于提高工作效率和质量。

良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的，瞧，这就是办公室，怎么样？

办公室管理的重要内容

办公室管理主要包括：办公环境的布局与布置、各种办公环境的控制、办公设备的管理等三方面的内容。

办公室的布局与布置

办公环境的布局

办公室布局办公室一般有两种类型，一种是分室型，即秘书和领导各自有单独的办公空间，且彼此相邻。另一种为同室型，即秘书和领导在同一间办公室工作。这两种办公室的布局各有利弊，布局要求当然也不一样。

分室型的优势：

a.领导和秘书都有单独的办公空间，彼此之间可以互不干扰，有利于工作效率的提高，尤其有利于领导静心思考重大问题。b.便于建立秘书的挡驾制度，防止领导把时间浪费在不必要的人事接待上。c.有利于领导开展某些机要性的活动。如，个别的谈话或汇报、上层的核心会议、保密会议等d.有利于做好保密工作。领导办公桌上的文件、资料有不少是单位的核心机密，如果放在人多事杂的同室型的办公室，极易泄密。

一般领导的单独办公室都有“非请莫入”的规矩，这等于设置了一道保密屏障分室型的不足之处：在于工作流程上会有倒退、交叉、徒劳往返，而且不利于办公设备的共享。尤其是要避免秘书和领导的办公室分得太开，这样工作起来会非常不方便，一般一墙之隔最相宜。

同室型的优势：空气流畅，采光好，又便于工作的配合，使用的文件柜和办公设备既相对独立，又便于联系。且便于领导或主管监督下属的工作。如果工作流程设计合理，能避免不必要的倒退、交叉和徒劳往返。

同室型的不利之处：就是不利于建立秘书的挡驾制度，不利于领导开展某些机要性的活动，也不利于某些文件、资料的保密工作。

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接待室、会议室的布局

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设立专门的接待室的必要性:

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出于礼貌的考虑。办公室的条件相对简陋，不能给客人静心等候会见的一个较为舒适的环境，而且办公室里的人忙这忙那也使客人在旁感到尴尬。

办公室事务较多，电话打进打出，人员进进出出，声音嘈杂干扰较多，在这种环境和气氛下主客之间难以进行从容的交谈。

从保密角度看，在办公室接待客人也总是不妥的。桌子上、桌玻璃下有关单位内部情况的资料随处可见，电话交谈时客人在旁也听得清清楚楚。

办公室和接待室的布置

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办公室的布置

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同室型的办公室或大办公室应体现简洁、明快的本色。

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在分室型的秘书办公室中，秘书应以尽可能舒适和高效率的方式来布置自己的直接工作空间。领导单独的办公室可布置得稍微独特些，以显示领导个人的地位和气质。

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接待室的布置

接待室布置则应体现接待客人的特点，在气氛上应给人以舒适、清雅的感觉。

办公环境的美化

办公环境的美化，还有两个不可缺少的因素，那就是色彩和绿化。

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三、办公室各种环境因素的控制

办公室的各种环境因素包括：

（一）整洁

要办公环境整洁：一是要保持物体表面的清洁；

二是要保持物体的有序性；

要把废弃不用的办公用品彻底清除出办公室。

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各种小件办公用品应按功能分类，同类物品相对集中，固定在某一位置上。

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那么如何做到办公环境的整齐有序呢？

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报纸、文件、资料、书籍、杂志要有序排放。

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办公桌上不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。

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安静

办公室噪音的来源主要有两个一个是室外噪音，一个是室内噪音。

控制室内噪音的主要措施有：

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选址恰当2.办公室的外装饰材料要有隔音功能

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防止和减少室外噪音的主要措施是：

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自觉减少人为噪音2.减低设备的噪音

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适宜的光线、空气和温湿度

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适宜的光线2.清新的空气3.舒适的温湿度

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安全

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办公环境的安全包括三方面的内容：

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人员的安全2.财产的安全3.避免办公室火灾

壹

办公设备和用品的管理

贰

办公用具的种类

叁

办公室文具2.打字机3.口授录音设备4.文字处理机5.订书机6.