会务接待流程手册.pdf

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创艺文化会务接待流程手册

一、会务工作总体思路

（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、

保证质量。

（二）责任到人：每项任务均有专人负责。

（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。

（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备

（一）成立会务组

1.会务组组长：总体负责。

2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，

会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。

3.后勤保障小组：后勤保障小组：负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、

饮料、水果等）等后勤保障事宜。

（二）明确会议概况

1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：

（1）会议主题会议主题

（2）级别与规模

（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）

（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排

等）

（三）下发会议通知、登记来宾名单（三）下发会议通知、登记来宾名单

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1.责任人：文秘材料小组。

2.责任：在落实以上各项工作后，起草邀请函内容应包括：

（1）主题

（2）参与人员

（3）时间安排

（4）地点与联系电话地点与联系电话

（5）会务组联系人与联系电话

（6）有关事项

3.落实：落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式

传达各参会单位。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情

况，形成《会议来宾登记表》制作会议名册。登记内容应包

括：

（1）单位

（2）姓名

（3）职务

（4）性别

（5）民族

（6）到达航班与到达时间

登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待明细》。

（五）准备会议材料、用品

1.责任人：两组分工协作。

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2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除

正式上会材料外，还应包括：

（1）嘉宾名单（附房间号）

（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等

3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议

用品包括：

（1）现场现场LED欢迎词

（2）企业相关资料文件

（3）花卉、水果及方便食品（可由酒店准备，或自行购置、

分发）

（8）药箱（备常用药品）

（六）餐饮安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：

（1）就餐人数）就餐人数

（2）餐品选定

（3）烟、酒水准备）烟、酒水准备

（4）车辆安排

（七）会场安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：责任：与酒店紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，

尽早落实以下工作：

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主会场吉林厅布置

（座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、

舞台设计）

（八）游览活动安排

盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。

1.制定来宾名单，不参与游览的来宾安排返程。制定来宾名单，不参与游览的来宾安排返程。

2.来宾御寒准备，预备好滑雪服装手套等

（九）房间安排

1.责任人：后勤保障小组。后勤保障小组。

2.责任：在确定了来宾名单之后，即在酒店订房、安排房间，

包括：房间内水果、矿泉水、vip鲜花等摆放。

三、会中服务

（一）接机

1．统计来宾名单及航班到达时间，安排豪华大巴接送．统计来宾名单及航班到达时间，安排豪华大巴接送

（二）签到（二）签到

1.在正式报到前日，应完成以下工作：在正式报到前日，应完成以下工作：

（1）将分装好相关的文件袋（如手册）放至酒店客房）将分装好相关的文件袋（如手册）放至酒店客房

（2）统一领取来宾房间门卡

（3）花卉、水果等分发到各房间

2.签到工作包括以下环节：

（1）设置酒店门厅LED欢