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广告行业合同管理及签署流程

一、制定目的及范围

为了提高广告行业合同管理的规范性和高效性，确保合同的有效执行，特制定本流程。该流程涵盖广告项目合同的起草、审核、签署、履行及变更等环节，适用于公司内部所有与客户及供应商签署的合同。

二、合同管理原则

1.合同管理应遵循“合法、公平、透明”的原则，确保合同内容的清晰、准确，保护各方合法权益。

2.合同的签署和执行必须符合公司相关规定，确保所有合同经过必要的审批流程。

3.合同的履行情况应定期检查，确保合同条款得到有效执行和落实。

三、合同管理流程

1.合同起草

在广告项目立项后，由项目负责人负责合同的初步起草。起草时应参考公司模板，确保合同条款符合项目具体需求及法律法规要求。合同主要内容包括：合同主体、项目描述、服务内容、费用及支付方式、合同期限、违约责任等。

2.内部审核

3.合同签署

合同审核完成后，项目负责人将合同提交给公司授权签署人进行签署。签署人应对合同内容进行最后核对，确保无误后在合同上签字。合同签署后，项目负责人需将合同的电子版和纸质版分别存档，并确保相关人员知晓合同的主要内容及履行要求。

4.合同履行

合同签署后，项目团队应根据合同条款开展工作，确保各项服务或产品的交付按时完成。项目负责人需定期与客户沟通，了解项目进展及客户反馈，确保项目的顺利进行。同时，项目负责人应记录合同履行过程中的重要事项，包括时间节点、交付物及客户反馈等，以便后续总结和分析。

5.合同变更

在合同履行过程中，如需对合同条款进行变更，项目负责人需提前与客户沟通，达成一致后，重新起草变更协议。变更协议需经过法务部门审核，并由双方签署确认。变更后，项目负责人需更新合同存档，确保所有相关人员掌握最新合同内容。

6.合同终止

合同履行完毕后，项目负责人需进行合同的结案工作，包括对合同履行情况的总结、费用结算及客户反馈的整理。合同终止时，项目负责人需向法务部门提交合同履行报告，并将相关文件归档，以备后续查询。

四、备案与存档

所有合同及相关文件均需进行备案与存档工作。项目负责人需确保合同的电子版和纸质版均按规定存档，便于后续查询和审计。合同存档应包括：合同原件、变更协议、履行报告、客户反馈等。

五、合同管理监督

公司应定期对合同管理工作进行监督和检查，确保各部门严格按照合同管理流程执行。法务部门应定期对合同履行情况进行审计，发现问题及时整改，确保合同管理工作落实到位。

六、反馈与改进机制

为确保合同管理流程的持续改进，项目负责人应定期收集合同管理中的反馈意见，分析存在的问题，提出改进建议。公司应鼓励员工对合同管理流程提出意见和建议，形成良好的反馈机制，使合同管理流程不断优化，提升整体管理水平。

七、培训与宣传

公司应定期对员工进行合同管理相关培训，提高员工的合同意识和管理能力。通过宣传合同管理的重要性，使全体员工认识到合同管理在广告项目中的关键作用，增强合同管理的积极性和责任感。

八、总结与展望

合同管理是广告行业运营的重要组成部分，良好的合同管理流程能够有效降低法律风险，提高项目执行效率。通过不断优化合同管理流程，提升公司整体管理水平，促进公司与客户、供应商之间的良好合作关系，推动公司持续健康的发展。在实际操作中，合同管理流程应根据市场的变化和公司发展的需要进行动态调整，以确保其适应性和有效性。