how to conduct a effective 1st site meeting如何在现场上进行有效一次.pptx

沟通

项目沟通项目沟通的不同形式：口头交流：face-to-face;conferencecall;书面交流：MoM;ProjectDocuments;MeetingAgenda;Customerletter;e-mail;etc.讲演会议项目会议期间的交流包括：面对面的口头沟通项目文件（计划书、图表、报告、通知等）会议纪要讲演

使沟通有效交流沟通的核心不是语言，而是理解；不仅需要被理解，而且还需要去理解。要注意对方在说什么，而不要过分在意对方怎么去说。有效沟通至少50%取决于有效的聆听–忽略聆听将会使沟通失败。“我知道你相信自己理解了我说的话，但是你没有意识到，你认为你所听到的并不是我的本意。””跟不同的人，说不同的话。“共同的文化背景：与医生交流、与设备科交流、与基建工程人员交流、与医院高层领导交流……共同的期望：医生的期望、设备科的期望、基建工程人员的期望、医院高层领导的期望……存在沟通的动机：如果对方决定了不想听你讲的话，那么你将很难使其理解。有效的聆听者不仅会听字词，而且会听字词的言外之意。-观察谈话者的语气和表情

ListeningTheGreatSpiritgaveustwoearsandonetonguesowecanlistentwiceasmuchaswespeak.听造物者给了我们两只耳朵儿和一只嘴巴。所以我们可以听到的，是我们所说的两倍。

促进手段常见障碍集中精力不要打断,给谈话者充分的时间提问或用自己的语言复述,以明确对方的问题适当的表情反应,以表示尊重和理解注意力分散急于得出结论固执和偏见假装聆听,虚应缺乏耐心期望：有效聆听误解,曲解,争论,假定

确保会议有效的一些常见措施#1会前:确定会议的目的例如：会议是为了交流信息、计划、收集情况、制定决策、说服、解决问题，还是为了评估项目进展情况？确定谁需要参加会议，说明会议目的。被邀请参加会议的人应该知道为什么被邀请参加。事先将会议议程表分发给被邀请者。确定会议是否真正需要是否有另一种方式（如电话会议）更合适一些。准备直观教具或分发的材料。如图片、表格、图解、实体模型等等，这些材料会常常帮助你将讨论集中于一点，防止闲聊和误解。安排会议室（会议地点）：会议室需要投影仪、黑板等附件吗？

确保会议有效的一些常见措施#2会议期间:按时开始会议指定谁是会议记录员让别人了解你的工作评论会议的目的和议程表要简洁，不要做长篇大论。督促而不能支配会议区分干了什么和怎么干的：只说“干了什么”，不要说“怎么干的”。会议结束时总结会议成果，写好会议纪要，并确保所有参加者对所有决策和行动细目有一个清楚的理解，避免产生误解。

确保会议有效的一些常见措施#3会后:24小时之内公布会议成果。应该简洁、尽量写在一张纸上，明确所做出的决定，列出行动细目、包括谁负责、预计完工日期和预期的交付物，应将会议成果分发给所有被邀请参加会议的人，不管他们是否真正参加了会议。会议记录不包括会议讨论的详细记事。跟踪会议决定的实施情况。

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Conductaneffective1stsitemeeting

Purposeof1stsitemeeting:Informationcollection：Siteinformation:siteinspection,roommeasuring,hospital’snetwork,etc.Customer’sinterfaceandroleassignmentCustomer’sexpectationCriticalpointsofsiteInformationexchange：DiscussiononroomplanningIntroductiontotherequirementsofroompreparationasperProjectManualPreliminaryschedule:Lastcalldeadline,estimateddeliverydate,roompreparationscheduleScopeofSiemenssupply:specification,Scopeofcustomersupply,e.g.unloading,move-in,roompreparationitems,OEMs,localpurchaseditems,etc.Decisions：Proposalofro