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外方接待指南模板

接待外方人员前，需提前与对方沟通基本信息，包括来访人数、姓名、职

务、性别、宗教信仰、饮食习惯、航班信息、住宿要求等。确认对方是否有特

殊需求，如行动不便需安排无障碍设施，饮食方面需避开某些食材。

组建接待小组，明确各成员职责。接待负责人统筹全局，翻译人员负责语

言沟通，后勤人员安排交通住宿，技术人员准备会议设备。提前准备中英文双

语欢迎牌、接待手册、企业宣传资料、会议议程表。

制定详细行程表，包含日期、时间段、活动内容、地点、对接人、注意事

项。预留弹性时间应对突发情况。如遇重要会议，提前三天发送正式邀请函，

注明着装要求。根据来访人员级别预定相应规格的酒店，优先选择距离办公地

点较近且配备商务中心的酒店。

接机环节需注意礼宾顺序。主宾乘坐车辆副驾驶后方座位，翻译人员坐副

驾驶位，接待负责人陪同主宾。车辆内提前备好矿泉水、湿巾、充电线。抵达

酒店后协助办理入住，告知次日行程安排，提醒时差调整。

商务会议前两小时检查场地布置，包括投影设备、同声传译器、座位名牌、

茶歇点心。会议资料按人数多备三份，使用活页夹装订以便增减内容。涉及签

约仪式时，提前确认签约笔笔墨流畅，签约台铺墨绿色绒布，国旗摆放遵循国

际礼仪。

餐饮安排遵循“三次确认原则”：提前一周沟通菜单，提前一天发送电子版

确认，用餐前一小时现场核对菜品。避免出现猪肉制品、酒精类饮料等禁忌内

容。特色菜品可安排厨师现场讲解，例如北京烤鸭由厨师片制时介绍饮食文化。

参观生产线时，提前准备安全防护装备。技术人员用简图说明关键工艺，

避免使用“大概”“可能”等模糊词汇。演示环节安排动手体验项目，如让外宾

佩戴手套参与简单组装。赠送礼品需符合对方文化习俗，例如中东国家不送皮

质物品，日本客户注重包装精美。

突发情况处理预案需包含医疗救助、车辆故障、自然灾害等九类场景。例

如突发疾病时，立即联系协议医院国际部并通知外事部门；遭遇交通事故第一

时间报警并拍摄现场照片。所有应急流程用中英文对照卡片形式发放给接待组

成员。

接待结束后三个工作日内发送感谢邮件，附上合影照片及合作备忘录。重

要客户另寄手写感谢卡，采用烫金信封装订。定期回访收集满意度评价，重点

记录“对方提出的改进建议”“我方未察觉的疏忽”“文化差异引发的误解”三

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类信息。

费用报销需保留所有票据原件，餐饮发票备注用餐人员名单，交通票根标

注起止地点。大额支出提前申请备用金，超过5000元的临时采购需两位接待人

员共同签字确认。接待总结报告包含经费使用分析表、问题改进清单、后续合

作跟进计划三部分。

文化差异提醒：欧美客户注重时间观念，迟到超过十分钟需正式道歉；东

南亚客户习惯交换名片时双手递接；南美客户交谈时可适当缩短社交距离。宗

教禁忌方面，佛教国家不用红色笔签字，伊斯兰国家会谈避开斋月时段。

礼品赠送标准参照《关于对外公务活动中赠送和接受礼品的规定》，单价不

超过200元且带有地方特色。例如赠送丝绸可附鉴定证书，瓷器类礼品用珍珠

棉单独包装。收到对方礼品应当场打开赞赏，回赠礼物价值不超过所受礼品的

三分之一。

保密要求：未经批准不得拍摄外宾证件，重要会议资料编号发放并登记回

收。涉及核心技术区域参观时，提前划定允许拍摄范围。接待人员手机统一存

放，必要时配置屏蔽设备。涉外谈话内容记录需外事部门审核后方可归档。

语言服务细节：翻译人员提前熟悉专业术语，例如“股权质押”需准确译

作sharepledge而非stockmortgage。交替传译每三分钟停顿，重要数据采用书

面确认。方言较重的外宾可安排速记员同步文字记录，结束后交双方签字确认。

交通保障方案：主车队配备前导车和备用车，保持十五分钟车距。雨天准

备相同型号备用皮鞋，雾霾天发放防霾口罩。长途行车每两小时停靠休息站，

提前与高速服务区沟通预留停车位。重要代表团途经路段可协调交警临时管控。

应急预案演练：每季度模拟接待过程中可能发生的二十种突发场景，例如

食物中毒处理流程需包括保留样品、就医陪同、备用餐厅启动三个步骤。演练

重点检验反应速度，从问题发生到启动预案不得超过五分钟。

档案管理规范：每次接待建立独立卷宗，保存期不少于十年。电子档案包

含签到表扫描件、会谈录音（经脱密处理）、礼品清单照片。纸质档案用防潮防

火专用柜存放，借阅需接待组长和档案