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公司公文写作培训

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目录

CATALOGUE

01

公文写作概述

02

公文写作规范

03

常用公文写作技巧

04

公文写作常见问题

05

公文写作实践

06

公文写作与工作效率

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公文写作概述

公文定义与分类

公文定义

公文是处理公务的文书，是行政机构、企事业单位、社会团体等组织的正式文书。

公文分类

公文格式

公文根据不同的标准可以进行多种分类，如按行文方向分为上行文、下行文、平行文；按紧急程度分为特急、急件、平件；按内容性质分为命令性公文、指示性公文、报请性公文等。

公文具有特定的格式，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期等要素。

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公文写作的重要性

规范管理

公文是组织内部进行管理的重要工具，通过公文可以传达决策、分配任务、协调关系，确保组织运转高效有序。

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沟通协调

公文是组织内部及与外部进行沟通协调的桥梁，能够准确传达意图，消除误解和歧义，促进各方合作。

凭证依据

公文是组织活动的记录，具有重要的凭证和依据作用，如合同、协议、决议、纪要等文件，都是组织决策、执行和考核的重要依据。

公文写作的基本原则

准确性

公文写作必须准确无误，用词严谨，表达清晰，避免歧义和误解。

实效性

公文写作应注重实用性，明确目的和受众，针对性强，确保解决实际问题。

简洁性

公文写作应简洁明了，避免冗长啰嗦，做到言简意赅，提高阅读效率。

规范性

公文写作应遵循一定的格式和规范，如正确使用标题、主送机关、正文、附件等要素，注意排版和字体等细节。

02

公文写作规范

公文格式要求

标题

应当准确简洁，概括公文主旨，一般使用宋体加粗，不应使用标点符号。

正文

应当清晰有条理，逻辑严密，段落分明，采用仿宋字体，避免使用口语化表达。

附件

如有附件，应当在正文后列出附件名称和数量，并在公文结尾注明附件页码。

署名和印章

公文结尾应当署上发文机关名称，并加盖印章，确保公文合法有效。

公文应当使用准确、规范的词汇，避免使用模糊、歧义的词语。

公文应当简练明了，避免冗长啰嗦，言简意赅。

公文语气应当得体，符合身份和场合，既要表达出自己的意见，也要尊重对方。

公文应当正确使用标点符号，避免使用不规范或错误的标点符号。

公文语言规范

用词准确

语言简练

语气恰当

标点符号

报告类公文

如报告、汇报、总结等，应当全面反映情况，突出重点，提出改进意见。

决定类公文

如决定、决议、批复等，应当明确表达决策结果，具有权威性和约束力。

函件类公文

如函、信函、复函等，应当明确表达意图，注意礼貌用语，维护双方关系。

通知类公文

如通知、通告、通报等，应当明确告知事项、时间、地点等要素，确保接收者准确理解。

公文文种选择

03

常用公文写作技巧

包括通知事项、时间、地点等要素，确保信息完整。

明确通知内容

根据通知的重要程度和紧急程度，选择合适的语气。

使用恰当语气

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明确通知的接收者，确保信息准确传达。

确定通知对象

遵循公司通知格式，包括标题、正文、落款等。

注重格式规范

通知写作技巧

请示内容要明确具体，避免模糊和不确定。

明确请示事项

请示写作技巧

在请示中附带自己的解决方案或建议，体现主动性。

提出解决方案

在请示中表达对上级的尊重和服从，避免越权。

尊重上级意见

根据需要强调请示的紧急程度，以便上级及时处理。

强调紧急程度

报告写作技巧

突出主题和重点

报告内容要围绕主题展开，突出重点。

客观陈述事实

报告应以事实为基础，客观陈述，避免主观臆断。

数据分析与解读

对报告中的数据进行合理分析和解读，提供有力支持。

提出改进建议

针对报告中的问题，提出具体的改进建议和措施。

明确函件目的

礼貌得体

函件开头应明确说明写信的目的和意图。

使用礼貌的语言和措辞，尊重对方，体现专业素养。

函件写作技巧

清晰表达观点

函件中应清晰表达自己的观点和诉求，避免含糊不清。

结尾呼应

函件结尾应呼应开头，总结要点，提出期望或要求。

04

公文写作常见问题

冗余词汇过多

尽量用简练的语言表达，避免重复和啰嗦。

表达方式啰嗦

缺乏重点

突出公文的主题和要点，让读者快速了解核心内容。

使用简洁明了的语言，避免冗长的句子和过多的修饰词。

文风不简洁

格式不规范

标题格式不统一

遵循公司规定的公文标题格式，包括字体、大小、加粗等。

段落结构不清晰

标点符号使用不当

合理安排段落，层次分明，逻辑清晰，便于阅读理解。

注意标点符号的正确使用，避免因标点错误影响文意。

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内容不准确

事实依据不充分

公文内容需基于事实和数据，确保信息准确可靠。

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表述不清晰

使用清晰、明确的语言表达，避免歧义和误解。

缺少关键细节

对关键细节要详细说明，确保信息的完整性和准确性。

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