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航空航天工程采购管理制度

一、制定目的及范围

航空航天工程的复杂性与高技术性要求采购管理制度具备科学性和可操作性。制度旨在规范采购流程，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，维护企业利益。本制度适用于所有与航空航天工程相关的采购活动，包括材料采购、设备采购、服务采购等。

二、采购原则

采购活动应遵循以下原则，以确保采购的公正性和高效性。

1.采购必须遵循“公正、公平、公开”的原则，优先考虑质量与价格的综合平衡，确保选择最佳供应商。

2.所有采购物资应从合法合规的商家处采购，确保供应商具备相应的资质，所有采购物资必须提供合法发票。

3.各部门应指定专人负责采购，申购人与采购人应保持独立性，避免利益冲突。

三、采购流程

1.采购需求确认

1.1各项目组需对即将开展的工作进行充分的需求分析，明确所需物资的种类、数量及规格。

1.2项目组应向采购部门提交《采购需求申请表》，详细列明采购项目的背景、预算及需求说明。

1.3采购部门对申请需求进行初步审核，确认需求的合理性和必要性，必要时可与项目组进行沟通。

2.采购计划制定

2.1采购部门需根据需求申请，制定年度采购计划，并在每个财务年度开始前提交给管理层审批。

2.2采购计划包括各项目的预算、时间安排及重要采购节点，确保采购工作的系统性和前瞻性。

3.供应商选择

3.1采购部门应根据公司现有的供应商数据库，筛选出符合条件的潜在供应商，并进行市场调研。

3.2采购部门应向至少三家符合条件的供应商发出询价函，获取报价和相关技术资料。

3.3在报价中，需评估供应商的资质、交货能力及售后服务等，形成《供应商评估报告》。

4.采购审批

4.1采购部门应将供应商的报价及评估报告提交给相关管理层进行审批。

4.2管理层审核通过后，采购部门应填写《采购合同》，并与选定的供应商签署正式合同。

4.3合同中应明确交货时间、支付方式、验收标准及售后服务等条款，保障公司权益。

5.采购实施与验收

5.1采购部门应根据合同要求，跟踪采购进度，确保供应商按时交货。

5.2物资到货后，相关部门需对采购物资进行验收，确保数量与质量符合合同要求。

5.3验收合格后，相关人员需填写《验收报告》，并将物资入库，记录入库信息。

6.付款与报销

6.1验收合格后，采购部门需将验收报告、发票及其他相关资料提交财务部门进行付款。

6.2采购物资的付款应按照合同约定的付款条款执行，确保资金安全与合法合规。

6.3所有相关的报销材料需在物资入库后的一个月内提交，逾期不予受理。

四、特殊采购流程

针对不同情况，特殊采购的流程应有所不同，以应对突发情况。

1.紧急采购

1.1当发生紧急情况时，项目组应立即向采购部门提出紧急采购申请，并说明紧急原因。

1.2采购部门可根据实际情况，无需进行询价，迅速完成采购。

1.3紧急采购后，应在事后进行总结，记录采购情况和改进建议。

2.集中采购

2.1针对办公用品、通用设备等低价值物资，各部门可于每月的规定时间汇总需求，由采购部门集中采购。

2.2集中采购的目的是提高采购效率，降低成本，确保物资的及时供给。

3.年度采购

3.1针对长期需求的物资，项目组需提前编制年度采购计划，并向管理层报备。

3.2年度采购应考虑市场变化，定期进行调整，以确保采购的有效性与合理性。

五、采购档案管理

所有采购活动结束后，采购部门需建立完整的采购档案，包括采购申请、合同、验收报告、付款凭证等资料。

1.所有采购档案需进行分类存档，确保资料的完整性与可追溯性。

2.采购档案应定期进行审核与整理，确保信息的准确性与及时性，便于后续查阅。

六、采购纪律与监督

1.采购人员职责

1.1采购人员应积极收集市场信息，建立供应商资料档案，确保采购物资的质量与合规性。

1.2采购人员不得接受供应商的任何馈赠或利益，以避免利益冲突，违者将受到严肃处理。

2.内部监督机制

2.1公司应建立采购监督小组，定期对采购活动进行检查与评估，确保制度的落实。

2.2监督小组应及时发现问题并提出改进建议，形成有效的反馈机制，提高采购管理水平。

七、流程反馈与改进

制度实施后，应定期收集各部门对采购流程的反馈，分析存在的问题。

1.采购部门需组织定期会议，讨论采购流程中的不足之处，提出改进方案。

2.针对反馈的问题，及时调整采购流程，确保流程的高效性与适应性。

通过以上制度的制定与实施，航空航天工程的采购管理将趋于规范化、系统化，确保各项工作能够顺利进行，为公司的发展保驾护航。