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采购申请单培训
演讲人：
日期：
CATALOGUE
目录
01
采购申请概述
02
采购申请单填写规范
03
采购申请审批流程
04
EAM系统采购申请操作
05
采购申请常见问题
06
采购申请优化建议
01
采购申请概述
定义
采购申请是指企业内部或外部需求单位向采购部门提出采购需求，并经过审批程序后进行采购活动的书面文件。
目的
明确采购需求，规范采购流程，提高采购效率，降低采购成本，保障企业正常运营。
采购申请的定义与目的
内部控制
采购申请是企业资源配置的重要手段，根据实际需求进行采购，避免库存积压和资金占用。
资源配置
供应商管理
采购申请是供应商管理的重要依据，对供应商的选择、评价和管理具有关键作用。
采购申请是企业内部控制的重要环节，能够避免采购过程中的重复、浪费和不当行为。
采购申请的重要性
采购申请前需明确采购需求，包括物品名称、规格、数量、质量等要求。
根据采购需求，填写采购申请表格，包括需求说明、采购数量、预算金额等信息。
采购申请需经过相关部门的审批，如采购部门、财务部门、领导等，审批流程可根据企业实际情况进行设置。
采购申请获得批准后，由采购部门进行采购，并与供应商签订合同、安排发货等事宜。
采购申请的基本流程
需求确认
申请编制
审批流程
采购执行
02
采购申请单填写规范
根据公司规定填写物料编码，确保唯一性和准确性。
物料编码
详细描述产品的规格、型号、配置等信息。
规格型号
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04
必须填写准确、完整的产品名称，不得使用简称或模糊词汇。
产品名称
明确采购物品的需求单位，如个、只、件、公斤等。
需求单位
基本信息填写要求（产品名称、物料编码等）
物品说明与用途的撰写要点
物品特性
说明物品的主要特性、功能、用途等，以便采购人员准确识别。
质量要求
注意事项
明确物品的质量标准、检验方法、技术协议等，确保采购质量。
对物品的包装、运输、存储等特殊要求进行说明，避免损坏或丢失。
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根据市场行情、历史采购价格、供应商报价等因素确定单价。
单价确定
单价、数量与总价的计算方法
根据实际需求确定采购数量，避免过量或不足。
数量确认
单价乘以数量得出总价，确保总价准确无误。
总价计算
根据采购物品的性质和税率，计算采购过程中产生的税费。
税费计算
预算核算
根据采购申请单的内容，核算出预算总额，包括直接成本、间接成本等。
预算审批
将核算结果提交给相关部门或领导进行审批，确保预算合理。
预算执行
在预算执行过程中，严格控制采购成本，确保不超出预算范围。
预算调整
如遇特殊情况需调整预算，应按照规定程序进行审批和调整。
预算总额的核算与审批
03
采购申请审批流程
采购人员或需求部门在系统提交采购申请单，并附上相关采购原因、需求说明等信息。
采购部门经理对采购申请进行初步审批，核实采购需求的真实性、合理性和合规性。
财务部门对采购申请进行资金预算审核，确保采购活动符合公司财务政策和预算要求。
对于重大采购项目或超出部门审批权限的申请，需提交公司高层进行审批。
审批环节与权限划分
采购申请提交
部门审批
财务审核
高层审批
审批状态查询方法
系统查询
采购人员可在系统中查看采购申请单的审批进度和当前状态，以便及时了解审批结果并作出相应调整。
邮件通知
系统会通过邮件方式通知相关人员审批结果，采购人员可根据邮件提示进行后续操作。
电话或口头沟通
在特殊情况下，采购人员可与审批人员通过电话或口头沟通了解审批进度和结果。
常见审批问题与解决方案
优化审批流程，减少不必要的审批环节和重复操作，提高审批效率。
审批流程繁琐
明确各审批环节的完成时间，加强时间管理，确保审批进度。
建立紧急采购审批机制，对于紧急采购需求可快速响应并优先处理。
审批时间过长
审批人员应明确表达自己的审批意见和理由，避免模糊不清的表述导致后续操作困难。
审批意见不明确
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紧急采购需求无法及时审批
04
EAM系统采购申请操作
系统登录与界面介绍
访问EAM系统
通过公司内网或VPN访问EAM系统。
用户登录
界面介绍
输入用户名和密码，点击登录按钮。
了解EAM系统采购申请单界面，包括菜单栏、工具栏、表单区域等。
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在线申请单填写步骤
填写基本信息
填写申请单基本信息，如申请部门、申请人、申请日期等。
选择物料信息
从物料库中选择需要采购的物料，填写物料编码、名称、规格、数量等信息。
填写采购要求
详细描述采购物料的要求，包括质量、品牌、价格等。
审批人选择
根据采购流程，选择审批人或审批部门。
在EAM系统中查看申请单的审批进度，了解审批状态。
跟踪审批进度
审批完成后，系统将自动通知申请人审批结果。
审批结果通知
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确认信息无误后，点击提交按钮，将申请单
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