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XXX公司人事档案保管制度范文

一、总则

为了加强公司人事档案的科学管理，有效地保护和利用人事档案，提高人事档案的管理水平，为人事工作提供可靠的依据，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司所有在职员工、离职员工以及曾在公司工作过且档案需留存的人员的人事档案管理。

人事档案是公司员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的文字记载，它能真实地反映员工个人情况，是公司进行人才选拔、任用、考核、奖惩等工作的重要依据，对于公司的人力资源管理和发展具有重要意义。

二、人事档案管理机构及职责

公司设立专门的人事档案管理部门，由人力资源部负责具体的档案管理工作，并配备专职的档案管理人员。档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素质，熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理的各项规章制度。

档案管理部门的主要职责包括：

1.负责公司员工人事档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、传递等日常管理工作。

2.建立健全人事档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、科学化和信息化。

3.定期对人事档案进行安全检查，做好档案的保密、防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全完整。

4.为人事部门及其他相关部门提供准确、及时的档案信息服务，为人事决策提供支持。

5.负责对离职员工档案的妥善处理，按照规定进行封存或移交。

三、人事档案的内容

公司人事档案主要包括以下几类内容：

（一）履历材料

员工的个人履历表、简历，记载了员工的基本信息，如姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、政治面貌、学历、毕业院校、所学专业、参加工作时间等，是了解员工基本情况的重要依据。

（二）自传材料

员工撰写的个人自传，主要描述个人成长经历、思想发展过程、工作学习情况等，有助于深入了解员工的内心世界和个人发展轨迹。

（三）鉴定、考核、考察材料

员工在工作期间的年度考核表、绩效评估报告、工作鉴定、专项考核材料等，反映了员工的工作表现、业务能力、工作业绩等情况，是公司对员工进行评价和奖惩的重要依据。

（四）学历和评聘专业技术职务材料

员工的学历证书、学位证书、职业资格证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任书等材料，体现了员工的知识水平和专业技能。

（五）政治历史情况的审查材料

包括员工的政治历史情况调查、审查结论、复查材料等，对于涉及政治背景和历史问题的员工，这些材料有助于公司全面了解其情况。

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

入党、入团申请书、志愿书、转正申请书，民主党派成员登记表等，反映了员工的政治信仰和组织归属。

（七）奖励材料

员工获得的各种荣誉证书、奖励决定、表彰通报等，体现了员工在工作中的突出表现和贡献。

（八）处分材料

员工受到的行政处分决定、处分通报、解除处分的材料等，记录了员工违反公司规定或法律法规的情况。

（九）工资、待遇材料

员工的工资审批表、工资调整记录、福利待遇相关材料等，与员工的经济利益密切相关。

（十）其他可供组织参考的材料

如员工的健康检查报告、心理咨询记录、社会兼职情况等材料，可为公司全面了解员工提供补充信息。

四、人事档案的收集与整理

（一）收集范围

档案管理人员应及时收集员工在工作过程中形成的各类档案材料，确保档案材料的完整性。收集范围包括上述人事档案内容所涉及的各类材料，以及公司规定的其他应归档的材料。

（二）收集渠道

1.员工本人提供：员工应按照公司要求，及时向档案管理部门提供个人的相关材料，如学历证书、职业资格证书等。

2.公司内部各部门：公司各部门在日常工作中形成的与员工相关的材料，如考核材料、奖励材料等，应及时移交档案管理部门。

3.外部单位：如学校、原工作单位等，档案管理部门应通过函调等方式，获取员工在外部单位形成的档案材料。

（三）收集要求

1.及时性：档案管理人员应定期对档案材料进行收集，确保材料及时归档。对于新入职员工，应在入职后一个月内完成档案材料的初步收集工作。

2.完整性：收集的档案材料应齐全完整，内容真实准确。对于缺项或不完整的材料，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充完善。

3.规范性：收集的档案材料应符合档案管理的规范要求，纸张规格、书写格式等应统一。对于不符合要求的材料，应要求相关人员进行重新整理或补充。

（四）整理方法

1.分类：按照人事档案的内容分类标准，将收集到的档案材料进行分类整理。

2.编号：对每类档案材料进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。

3.装订：对于纸质档案材料，应按照一定的顺序进行装订，确保材料的整齐和牢固。装订时应注意保护材料的完整性，避免损坏。

4.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上注明档案类别、员工姓名、档案编号等信息。

五、人事档案的保管

（一）保管设施

公司应设立专门的