应急救灾物资采购投标方案 第九章 项目档案管理.docxVIP

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目录

TOC\o1-3\h\u第九章项目档案管理 2

第一节档案管理计划 2

一、档案管理部门职责 2

二、档案管理人员职责 2

三、归档管理的档案内容 4

第二节档案管理流程 5

一、立卷归档 5

二、借阅管理 6

三、收集整理 6

四、鉴定销毁 7

第三节档案管理要点 7

一、管理目的 7

二、适用范围 8

三、管理方案 8

四、管理细则 9

五、管理重点 14

第九章项目档案管理

第一节档案管理计划

一、档案管理部门职责

1.负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。

2.贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律法规和方针政策，制定本企业档案管理制度。

3.负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。

4.做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。

二、档案管理人员职责

1.人员职责：

（1）在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。

（2）熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。

（3）保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。

（4）努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。

（5）协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。

（6）严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。

（7）参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和技术资料开箱检验，并做好记录。

（8）负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。

（9）积极完成领导交办的其他工作。

2.人员配置表格：

职务

姓名

持何种资格证件

已承担项目情况

证书名称

级别

共计人数

三、归档管理的档案内容

（一）应归档的基本资料有：

1.公开招标文件及审批。

2.竞争性谈判采购文件。

3.询价采购文件。

4.采购合同及审批表。

5.已经审批的采购订单。

6.验收单或验收报告、文件。

7.书面询问或质疑和询问答复、质疑处理决定。

8.业务往来重要E-mail，供应商资质文件）。

9.请购单。

10.质量评估报告。

11.采购统计、分析资料。

12.供应商评估资料。

13.应急救灾物资采购合格单。

14.其他应保存的有关资料。

（二）公开招标文件包括如下具体文件：

1.《招标公告》及审批表。

2.招标书、修改文件及审批表。

3.评标办法及审批表。

4.开标会议记录。记录内容包括开标参与人员、开标时间、开标地点、以及开标程序等。

5.评标记录。记录内容包括评标参与人员、评标时间、评标地点、评标程序、评标结果。

6.评标小组签字确认的评标报告。

7.评标工作表格。包括投标报价统计标、商务、符合性、技术审查表、评审小组质疑表。

8.监督部门签字的监督表。

9.中标（成交）通知书

10.《中标公告》及其审批表。

（三）竞争性谈判采购以上所列基本资料外，还应包括：

1.面谈记录表。

2.会谈纪要。

（四）询价采购文件除以上所列基本资料外，还应包括：

1.询价文件。

2.询价采购记录。包括参加采购的人员、询价采购过程、供应商报价和询价采购结果。

第二节档案管理流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅管理

（一）本单位人员借阅档案：

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

（二）外单位人员查阅档案：

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集整理

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累