江西学术会议会展服务公司整理内部的业务流程、会务流程.docx

1、会议项目合作流程

从会议项目的方案策划、前期筹备、现场执行到后期收尾，专业一站式会议解决服务!

(江西正九策划公司PPT资料)

第一、策划环节

策划环节是客户和我们会议会务服务公司最初的交涉环节，客户把有关会议的想法和会议主题提供给会务服务公司后，会务服务公司会对该项目提供企划代理，为企业提出几个可行的方案用于企业商讨会议细节，完善策划方案。

第二、咨询环节

在我们会务公司与企业确定了策划方案后，就完成了初步的沟通，会务服务公司根据企业提出的要求和想法提供几个策划预案，对于策划当中的细节项目具体化落实。例如，确定几个会议场所，再比如向企业客户推荐与会者住宿酒店，以及会议过程中的就餐方案。

考察与确定

在与企业沟通过后，企业会派出专门的代表与会展服务公司到会议场地针对会展设备等细节进行确定和探讨。在这个阶段时，双方就会议的流程也展开了进一步的规划和深入的探讨，将方案具体细化，以书面的形式确定双方的责任和义务，签相关的服务条例。

第四、会议执行

会议执行的过程虽然严格，但实际上非常的人性化，每个细节都是本着以人为本的原则，为宾客提供服务第

五、会后结算

会议圆满结束后，根据原先的书面承诺和服务协议，核对各类的单据和票据，按照协议可结算，履行合作精神。

以上就是正规的会议会务服务公司的工作流程，会务服务人员把每项工作做到实处，是一场会议能够成功召开的前提。

总之，一个成功的会议离不开科学、合理的会务流程策划方案。通过明确目的和主题、确定时间和地点、制定议程和邀请嘉宾等环节的精心策划和执行，可以确保会议顺利、高效地进行，达到预期的成果和目标。

1、与会议主办方洽谈：这是整个服务流程的开始，与会议主办方进行初步沟通，了解会议的名称、性质、开会时间、地点、与会人数、预算及相关要求等。

2、提供会议策划方案和预算报价：根据会议主办方的需求，提供会议接待会议服务执行策划方案和预算价格表。

2、实地考察：如果会议主办方对方案感兴趣，会务公司会安排专人协助客户实地考察会议举办地（学校、酒店）的吃、住、会议场地、交通等相关方面的情况。

3、确认会议接待方案：在双方进一步取得互信后，会务公司会与会议主办方确认会议接待方案，包括会议预算、会议场地、交通车辆、会议资料、所需的设备细节等。

4、签订会议接待标准合同：双方就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，并签署相关服务协议。（或者按招投标相关流程进行）

5、预付定金：会议主办方预付会议订金，或者预定酒店的场地、房间、用餐，并支付定金。

6、制定会议工作人员服务标准分工明细及会议接待手册：在会议举办前，会务公司会制定会议工作人员服务标准条例、分工明细及会议接待手册。

7、会议前期准备：包括代邀请相关领导、会务报到、物料采买、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

8、会中服务：包括机场、西站、车站的礼仪、接站、攻关等服务，以及会议接待、会前准备、会议场地、会议住宿、会议餐饮、会议用车、会议考察、会议旅游、会议娱乐、会议服务等工作。

9、会后服务：包括会议结算、酒店结帐、资料收集、定期回访和发票报销反馈等。

「会议会展服务行家，将匠心精神融入到每个环节」

从开始到结束，您需要的是一个全流程服务公司

1、会议会展

企业年会、培训会、研讨会、营销会等各类企业会议，从策划到执行

2、会议场地

酒店会场、会展中心、剧院剧场等会场租赁和布置

3、会议用车

落地无忧、会场接送、会后旅游用车等商务车、中巴车、大巴车

4、定制旅游

商务考察会后旅游奖励旅行团队拓展，一起去看看外面世界

5、后勤支持

摄影摄像、礼仪模特、翻译、导游等各类人员提供，免除后顾之忧

一手资源

海量一手资源，直连直采去中间化。覆盖机票、酒店、车辆、导游、玩乐、餐饮和保险等全程服务。

量身定制

根据客户需求打造专属的个性化会务旅行方案；价格透明：机票+酒店+餐饮+门票+保险+司导+服务费=总费用。

公司内部的会务执行业务流程

（一）制订方案

会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。?

（二）明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：?

1．会议预算落实。确定了会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位等后，根据相关需求制定会议预算和方案，会议相关经费该走流程的，走流程，该按招标流程来执行的，按规定；?

2．?落实参会人员。统计汇总会议人员名单，必要时对情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，为报到收费做足充足准备的工作。?

3．预订酒店会议室。会议时