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工程造价档案管理规则
目录
一、档案管理制度概述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2
1.1档案管理的重要性．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2
1.2档案工作的基本原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6
1.3档案管理的组织架构．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．7
二、工程造价档案分类与标识．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．8
2.1分类原则与方法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9
2.2档案标识规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10
2.3档案编号管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11
三、档案收集与整理规则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13
3.1档案收集范围及要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14
3.2档案整理流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14
3.3文件材料归档要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15
四、工程造价档案内容管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16
4.1工程造价估算档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17
4.2预算编制与审核档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．19
4.3合同管理档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．20
4.4工程变更与索赔档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．21
五、档案存储与保护规则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．22
5.1档案存储设施要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．23
5.2档案保护措施及应急预案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24
5.3档案存储期限与销毁规则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．25
六、档案利用与服务管理规则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．26
6.1档案查询与借阅管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．27
6.2档案信息共享与利用途径．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．28
6.3档案服务质量提升措施．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．31
七、工程造价档案信息化建设要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．32
7.1信息化档案管理系统建设要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．32
7.2电子文件管理及归档要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．33
7.3信息安全保障措施及应急预案制定与实施情况总结报告等文件材料归档要求等
一、档案管理制度概述
（一）目的与意义
为规范工程造价档案（以下简称“造价档案”）的管理，确保其完整性、准确性和有效性，提高造价档案利用效率，特制定本档案管理制度。
（二）适用范围
本制度适用于公司范围内所有与工程造价相关的档案管理活动。
（三）档案分类与编码
分类：根据工程造价文件类型，将档案分为结算类、变更类、签证类等。
编码：采用阿拉伯数字或字母加数字的组合方式，对档案进行唯一标识。
（四）档案收集与整理
收集：各相关部门在工程造价活动中形成的文件材料，应及时整理并归档。
整理：按照一定的原则和方法，对档案进行分类、汇总和装订。
（五）档案保管与保护
保管：设立专门的档案室或档案柜，配备必要的安全设施，确保档案的完好无损。
保护：采取防火、防盗、防潮等措施，防止档案损坏和丢失。
（六）档案鉴定与销毁
鉴定：定期对档案进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。
销毁：对于无保存价值的档案，经批准后予以销毁；销毁前应做好记录和备案工作。
（七）档案移交与接收
移交：工程造价活动结束后，相关责任部门应将完整的造价档案移交给档案管理部门。
接收：档案管理部门负责对移交的档案进行验收、登记和入库。
（八）档案借
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