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人事档案室管理制度

第一章人事档案室概述

1.人事档案室的定义与作用

人事档案室是企业或机构中专门负责管理和保管员工人事档案的部门。其重要作用在于确保员工档案的完整性、真实性和安全性，为人力资源管理提供准确的数据支持。

2.人事档案室的管理原则

人事档案室管理遵循以下原则：合法性、保密性、完整性、及时性、准确性。确保人事档案的真实性和可靠性，为企业的健康发展提供有力保障。

3.人事档案室的硬件设施

人事档案室应具备以下硬件设施：档案柜、防潮柜、计算机、打印机、复印机、扫描仪等。这些设施有助于提高档案管理的效率，确保档案的安全。

4.人事档案室的软件设施

人事档案室软件设施主要包括：人事档案管理软件、企业内部网络、办公自动化系统等。这些软件设施有助于实现人事档案的电子化、网络化、智能化管理。

5.人事档案室的日常工作

人事档案室日常工作主要包括：档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、归还等。以下是具体操作细节：

（1）档案收集：根据企业规章制度，及时收集员工入职、离职、晋升、培训等环节的档案材料。

（2）档案整理：对收集到的档案材料进行分类、排序、编号，确保档案的完整性和准确性。

（3）档案归档：将整理好的档案材料按照规定归档，便于查阅和管理。

（4）档案保管：确保档案的安全，防止丢失、损坏、篡改等。

（5）档案查阅：为员工及相关部门提供档案查阅服务，确保档案的及时性和准确性。

（6）档案借阅：根据员工及相关部门的申请，提供档案借阅服务。

（7）档案归还：确保借阅的档案及时归还，避免档案丢失。

第二章档案收集与整理实操流程

档案收集和整理是人事档案室的基础工作，这项工作的细致程度直接关系到档案室档案的完整性和准确性。以下是一些具体的实操流程：

1.档案收集

当新员工入职时，人事部门会从他们那里收集一系列的个人资料，包括但不限于身份证、学历证明、工作经历证明等。这些资料都是员工档案的基本组成部分。离职员工的档案收集也很重要，需要收集离职证明、工作交接单等文件。

收集档案时，要确保资料齐全，对于缺失的文件，需要及时与员工沟通，催促他们补交。在实际操作中，可以使用表格或者清单来记录每个员工的档案材料，确保不遗漏任何一份文件。

2.档案整理

档案收集完成后，接下来就是整理工作。首先，要对档案进行分类，比如将所有新员工的档案归为一类，离职员工的档案归为另一类。然后，按照一定的顺序排列，比如按照员工入职的时间顺序或者档案的编号顺序。

在整理过程中，要对档案进行仔细检查，确保每一份文件都是清晰可读的，如果有破损或者字迹模糊的文件，需要采取措施进行修复或者复制。此外，还要对档案进行编号，方便后续的归档和查阅。

3.归档前的核对

在将档案放入档案柜之前，还需要进行一次全面的核对。核对的内容包括档案的完整性、准确性以及文件之间的逻辑关系。这个过程很繁琐，但是非常重要，因为它直接关系到档案的可用性。

核对时，可以两个人一组，一个人负责读出档案信息，另一个人负责在清单上勾选，这样可以大大降低出错率。

4.归档

核对无误后，就可以将档案放入档案柜了。档案柜要按照档案的编号顺序排列，每个档案柜上都要贴上标签，标明柜内档案的范围和类型。归档时，要轻拿轻放，避免档案受损。

5.档案更新和维护

随着员工情况的变化，档案内容也需要不断更新。比如员工晋升、培训、获奖等信息，都需要及时补充到档案中。档案室要定期检查档案，确保档案信息的最新状态。

档案的收集和整理工作虽然琐碎，但却是人事档案室管理中不可或缺的一环。只有做好这些基础工作，才能保证档案室的高效运转。

第三章档案的归档与保管

档案归档和保管是确保人事档案安全、有序、可查询的重要环节。这个过程涉及到档案的存放、维护和安全管理。

1.档案归档

档案归档就像给档案找个家。每个档案都有自己的编号，归档时得按照这个编号把档案放到对应的位置。这个过程要细心，不能马虎。比如，新员工的档案要放在新员工档案区，按照入职时间顺序排列。每个档案盒上都要贴上标签，写清楚档案编号、员工姓名和归档日期。

2.档案保管

档案保管就像照顾孩子，得保证它们的安全和整洁。档案柜要放在干燥、通风的地方，防止受潮发霉。档案柜得定期检查，看看有没有生锈或者损坏的地方，及时维修。柜里的档案要定期清理，灰尘要及时擦掉，保持档案的清洁。

3.防潮防虫

档案最怕的就是潮湿和虫蛀。所以档案室要安装防潮设备，比如除湿机，保持室内湿度在合适范围内。还得定期放一些防虫剂，防止虫子咬坏档案。

4.安全管理

档案里的信息都是员工的隐私，所以安全管理非常重要。档案室要设置门禁系统，只有授权人员才能进入。每个档案柜都要上锁，钥匙由专人保管。对于电子档案，要有密码保护，定期更换密码，防止信息泄露。

5.档案维护

档案维护是日常工作中的一