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物业公司行政助理的岗位职责

一、会务管理

1、会议通知

负责通知相关与会人员，告知会议召开的时间和地点，登记与会人数。如有不能如期参加会议者，需请示领导层做出相应处理。

2、会议记录

行政助理随会负责会议记录。记录内容包括：会议名称、召开会议的时间和地点、与会人员、主持人、记录人、与会者发言。散会后，请示主持人审阅会议记录并签字，记录人签字。

3、会议纪要

会议结束后，整理会议纪要。对于会议中形成的决定，有必要形成制度的，请示相关领导，行文入档。

二、档案管理

1、归档制度要求

(1)公司内部文件：经过文书起草和公文制定后，按照“拟稿、审稿、审批、登记”的文件处理程序，编制文件入档序号，注明摘要内容；

(2)与客户来往的信函、传真等应按其内容与有关合同整理立卷，在合同或信件上注明结果。

2、档案保管

(1)文书档案：按年度、组织、机构分类；

(2)客户档案：按地区分类；

(3)会计档案：按报表、账册、凭证顺序排列；

(4)设备档案：按使用年限、型号分类；

(5)技术档案：按科目分类；

(6)照片档案：按内容、时间顺序排列；

(7)档案最低保管期限为十五年；

(8)各类档案每年清查一次，做出清查报告。过期作废的档案必须收回，获得领导层同意后进行销毁；

(9)各类合同的原件放在公司档案柜，部门只留复印件；

(10)档案管理员工作调动时，认真办理交接手续。

3、档案借阅

(1)一般只在公司查阅，尽量不外借；

(2)确有需要的，需办理借阅手续；

(3)任何被借阅的文件资料不准擅自复印；

(4)被借阅档案必须在限期内归还，档案借阅完毕时，注销借阅手续。

(5)不得泄露档案内容，严格执行保密制度。会议结束后，整理会议纪要。对于会议中形成的决定，请示相关领导，行文入档。

三、库房管理

1、项目物资采购

(1)库管员根据各部门提出的采购申请编制《月度物资采购计划单》《紧急物资采购单》；

(2)协助完成供方选择及采购流程发起；

(3)采购审批完成后及时督促供方或采购部门进行采购，并完成付款制单；

(4)资产购置需提前申报K2,采购后填写《资产审核单》及资产管理软件，报相关部门备案；

(5)合理控制采购金额，确保不超出预算。

2、物资出入库验证管理

(1)根据《月度物资采购计划单》《紧急物资采购单》核对到库物品名称、规格、质量等是否相符，直属上级必须现场监督库管员验货；

(2)物资的规格、质量等不符合要求时，不能办理入库手续，由库管员填写《不合格物资处理单》，通知采购员进行退货或调换；

(3)每月定期对物资到货情况进行记录与评价，评价其到货及时性、合格率，并及时向公司反映。

3、物资存储

(1)根据物资的性能、品种、型号、用途、重量、包装等特点及易挥发、易受潮等物资的特性和仓库条件，把库房物资分为土建类、水暖类、机电类、工具类、保洁类、其他类，分类保管，合理码放；

(2)库房物资应设置对应的标识卡，标识卡内容应标明物资的名称、规格型号、数量等；物资包装标识一律向外；

(3)现场存储物资数量应与标识卡、物资台账相符；

(4)物资摆放符合公司标准，温湿度适宜，配备灭火器材，现场进行分区管理，包括不合格品区、待检区及物资分类区等；

(5)易燃易爆化学危险品单独存放，现场配备应急设施，相关要求见《危险品管理作业指导书》。

4、物资领用管理

(1)物资领用人需填写《物资领（借）用单》，直至上级签字确认后，库管员予以借用。借用物资归还时，库管员验收无误，在《物资领（借）用单》上填写归还日期后入库。需当日归还的物资，由库管员于当天下班前负责催还；

(2)工程物资的领用需提供派工单方可领出，物品出库后，库房管理员留存一联。以便核对账目；

(3)员工服装类领用需建立员工入职领用物资台账；

(4)节目装饰物品的领用与归还需填写领用、归还清单，并有部门负责人签字确认物资的盘点；

(5)库管员每月20日前，对月度物资领用情况进行盘点汇总，填写《物资领（借）用汇总表》，报项目出纳审核存档；库管员每月20日前对库存物资进行盘点，填写《库存物资盘点汇总表》，经项目出纳审核，项目负责人审批存档；

(6)每季度对项目资产进行盘点，有《资产盘点表》，做到账物相符；

(7)物资的报废及处置，存物资发现无法满足使用功能时，应填写《物资报废申请单》，项目出纳审核，项目负责人审批后予以报废；

(8)资产报废需提前申报K2，根据公司资产报废流程完成报废手续；

(9)不能及时处理的报废物资，应统一放置于库房的待处理物资隔离区内。库管员每季度进行盘点，填写《待处理物资登记表》报部门负责人签字。

5、工服管理

遵循工服管理制度，对工服进行管理。

四、品质管理

1、完成部门日常工作落实情况，