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合同归档培训课件
演讲人：
日期:
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目录
CATALOGUE
01
合同归档基本概念
02
归档流程与操作规范
03
档案管理规范
04
常见问题与应对策略
05
实操演练模块
06
考核与持续改进
01
合同归档基本概念
定义与核心作用
合同归档定义
指将合同及相关文件按照一定的分类、编号和保管要求进行整理、归档和保存的过程。
01
核心作用
维护合同信息的完整性、可追溯性和安全性，提高合同管理效率，降低合同风险。
02
归档范围与分类标准
01
归档范围
所有具有法律效力的合同及相关文件，包括但不限于合同正本、合同附件、变更协议、履行记录等。
02
分类标准
根据合同类型、合同编号、签订时间、合同金额等要素进行分类，便于查找和管理。
《档案法》、《合同法》等相关法律法规，规定了合同归档的基本要求和管理规范。
法规依据
相关法规与制度依据
企业内部合同管理制度、档案管理规定等，明确了合同归档的具体流程、责任部门和人员、保管期限等。
制度依据
02
归档流程与操作规范
合同收集与整理要求
整理有序性
确保所有类型的合同，包括纸质版、电子版和口头协议，都应被收集并整理。
信息完整性
收集全面性
按照合同类别、签订日期或重要性等标准对合同进行分类，以便于查找。
合同应包含所有相关文件，如附件、补充协议、备忘录等，以确保信息的完整。
归档编号与装订标准
编号规则
制定统一的合同编号规则，包括合同类型、签订日期、序号等信息，以便于管理。
01
合同应按照规定的格式进行装订，确保文档的整洁、易读，同时方便查阅。
02
保密处理
对合同中的敏感信息进行适当遮盖或加密处理，确保合同内容的保密性。
03
装订要求
电子系统录入步骤
数据录入
将合同的基本信息、编号、金额等录入电子管理系统，以便进行快速检索。
01
扫描上传
将纸质合同扫描成电子版，并上传至电子管理系统，实现合同的电子化存储。
02
权限设置
根据合同的重要性和保密级别，设置不同的访问权限，确保合同的安全性和合规性。
03
03
档案管理规范
选择专用档案室，确保档案存储环境干燥、通风、防鼠、防虫。
档案室建设
采用合适的档案存储设备，如档案柜、档案架等，确保档案不受压、不变形。
档案存储设备
做好防火、防盗、防潮、防尘等措施，确保档案安全。
档案防护措施
存储环境与安全要求
保管期限与销毁流程
销毁审批
根据合同类型和重要程度，设定不同的保管期限，确保档案得到合理利用。
销毁方式
保管期限
过期档案需进行销毁处理，销毁前需经过审批程序，确保无重要信息遗漏。
选择安全可靠的销毁方式，如碎纸机销毁、焚烧销毁等，确保档案无法恢复。
借阅权限与登记制度
借阅权限
制定明确的借阅权限，确保只有相关人员才能借阅档案。
01
借阅档案需进行登记，记录借阅人、借阅时间、借阅目的等信息。
02
借阅归还
借阅人需按照规定时间归还档案，确保档案不丢失、不损坏。
03
借阅登记
04
常见问题与应对策略
归档材料缺失处理
归档材料缺失类型
文件缺失、页码缺失、关键信息缺失等。
01
补救措施
优先查找原始文件、复印或扫描补齐缺失部分；如无法补齐，需在归档记录中注明缺失原因及影响。
02
预防措施
建立完善的文件收集、审核和归档机制，确保归档材料的完整性和准确性。
03
排查方式
对比归档材料与原始文件的信息，如合同编号、签订日期、双方信息等。
信息不一致排查方法
不一致情况处理
发现信息不一致时，立即核实原始文件，确认无误后进行更正并重新归档；如无法确定原始文件准确性，需与相关部门或人员沟通确认。
预防措施
加强信息录入和审核的准确性，避免人为错误；建立定期核查机制，及时发现和纠正信息不一致的情况。
电子档案备份异常解决
备份异常类型
存储设备故障、备份文件损坏、备份数据丢失等。
解决方法
预防措施
尝试从其他备份中恢复数据；如无法恢复，需及时联系技术支持或专业数据恢复公司进行恢复。
制定电子档案备份和恢复策略，确保备份的可靠性和可用性；定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的有效性。
1
2
3
05
实操演练模块
纸质合同归档全流程
确保所有合同原件和附件齐全，包括合同正文、补充协议、变更记录等。
合同收集
分类整理
编号与盖章
存档与备份
根据合同类型、项目名称、签订日期等关键信息进行分类，方便查找。
为每个合同分配唯一编号，并加盖公司公章和骑缝章，确保合同的有效性。
将整理好的合同放入专用文件夹或档案盒中，并备份至安全地点，以防丢失。
电子档案系统操作演示
电子档案系统操作演示
合同录入
权限设置
扫描上传
检索与查询
将纸质合同信息录入电子档案系统，包括合同编号、双方信息、合同金额等。
将合同原件扫描成电子文档，并上传至系统，确保档案的电子化管理。
为不同用户设
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