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成为一名出色的秘书

一名出色的秘书具有良好的专业技能提高公司的工作效率减轻上司的工作负荷享受更多的工作乐趣

接待来访客人01接听各类电话02文档资料管理03起草或协助起草各类文件04帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒05各种会务安排及会议记录06处理往来信函和传真07上司和部门同事出差安排08办公设备和物品的购置09FollowUp10秘书的工作职责

秘书的素质01保守机密06准确05主动性和可靠性02良好的文字处理能力04时间管理07随机应变10FollowUp09冷静处事03个人形象08认同不同个性

秘书的重要现今社会,一名出色的秘书不再仅限于做上司的助手,他/她已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。”

SecretSecretary(保守机密的人）不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等,包括自己的家人和朋友。英文保密标识：ConfidentialPrivate保守机密

良好的文字处理能力熟练使用电脑01掌握办公文字应用软件：Word、Excel、Powerpoint02中、英文文字使用能力03熟悉各种办公文案格式04

01你一直都觉得很忙吗？02你能在被要求的时间内准时完成工作吗？03你怎样去处理紧急与重要的事情？时间管理

个人形象员工所制造的印象就是公司的广告01外人会从雇员的表现对机构下判断02每个人只有一次机会给人第一印象03个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情04

主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等01主动承担更多的工作责任02不断寻求更有效的工作方法03面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案04把自己的时间、想法和精力贡献给团队05主动性和可靠性

准确无误我们工作的准确性会影响：—工作的进程—上司对我们工作能力的评估—上司和同事的信任—工作效率

随机应变寻找不同的方法去适应成长中的变化不断改进个人的工作习惯以适应工作需要对不期而至的改变要有充分的思想准备010203

认同不同个性”学会与各种个性的人打交道01尊重他人的观点及工作态度02与人和睦相处03不要对别人要求过高04容忍别人的不足05

冷静处事始终保持平和的心态从不以喜、恶示人勇于面对困难和挫折乐于助人

010203一件事情有始有终跟综事件的进程和结果这是秘书工作的重要方法和习惯FollowUp

“我准备去打印这个文件”、“我要改变这种存档方式”她已完全知道怎样安排自己的工作，上司已不用去过问她的工作细节她已成为上司的得力助手，能帮助上司管理好一切“后勤”支持工作“打印这个文件”、“复印那个文件”、“把这些文件存档”；“这个文件要打印吗？”“需要我去复印吗？”“需要我去复印吗？”你想成为怎样的秘书？

秘书工作服饰规范服装质地要更讲究1款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦2更多地选择裙装3服装色彩不能太艳4上下班服装有别5袜子的搭配要注意颜色6避免平底和超高跟鞋7

秘书工作形象必要的化妆化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价学会微笑

秘书举止规范站立行走就座回头下蹲见面握手介绍交谈

有效接听电话声音和语气01迅速接听02应答方式03代人留言04准确、有效地转接电话05不要让对方长久等待06帮上司接听来电07

传真：处理往来信函01收到传真时查看内容是否齐全02一份传真同时抄送给几个人时03有关人员出差在外时04传真中没有注明收件人姓名05发完一份传真要注明“已发”字样06发传真时要留意“C.C”字样，以免遗漏其他发07送对象08记住使用标准的传真文件格式

在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发发送信件前对地址、姓名和邮编进行核对，Personal”字样，应将信件交予本人送信息进行记录以防有误如发现信封上注有“Private\Confidential及时发送对外信件来往信件：处理往来信函

内部MEMO（文告）通过MEMO增进部门与部门间的沟通当收到其它部门MEMO时，秘书应将MEMO内容及时告诉本部员工，可采用“CirculationSlip”签字的办法0102030405处理往来信函

注意事项：将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给上司所有往来信函除机密信件外，秘书应大致了解内容，并提醒上司或同事及时回复处理往来信函

使用标准文件格式”01传真05新员工物品清单04文具订购单02信件03内部通知06公用财产记录07休假单

待客礼仪规范仪容整洁，并先整理好房间和接待用品重要客人应提前在门外迎接介绍和名片的使用引导客人就座茶、水接待客人时，不要经常看手表当客人起身告辞时，再起身相送送客送到电梯口或大门口，代按电梯，