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企业采购管理制度及流程

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目录

CATALOGUE

01

采购管理制度设计

02

采购流程规范

03

供应商管理体系

04

采购内部控制

05

信息化工具应用

06

制度优化与持续改进

01

采购管理制度设计

涵盖企业所有采购活动，涉及物资、服务、工程等。

全面性原则

采购信息公开，避免不正当行为，保障供应商公平竞争。

公开透明原则

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包括采购政策、采购流程、采购组织架构等。

管理制度体系

追求采购效益最大化，确保采购价格合理、质量可靠。

成本控制原则

制度框架与基本原则

负责采购计划制定、供应商开发、采购谈判等。

采购部门职责

采购权责划分标准

提出采购需求，参与采购过程，确认采购结果。

需求部门职责

负责采购资金的预算、支付与核算，监督采购活动。

财务部门职责

对采购过程进行合规性审查，防范采购风险。

监管部门职责

法律法规遵守

严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保采购活动合法合规。

内部风险控制

建立完善的采购风险防范体系，包括风险评估、监控和处置。

供应商管理

对供应商进行资质审查、现场考察和绩效评估，确保供应商合规可靠。

采购合同审查

对采购合同进行法律审查，确保合同条款明确、合法，保障企业权益。

合规性与风险管控要求

02

采购流程规范

需求申请与审批流程

需求部门填写采购申请表

需求部门根据实际需要填写采购申请表，包括采购物品、数量、预算等信息。

审批人员审批

审批结果通知需求部门

采购申请表需要经过相关审批人员的审批，确保采购需求的合理性和有效性。

审批通过后，将审批结果通知需求部门，进行后续的采购操作。

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供应商资格审核

对供应商的资质、信誉、产品质量等进行审核，确保供应商符合公司要求。

供应商选择与比价规则

比价与竞价

在多个供应商之间进行比较，选择价格合理、质量可靠的供应商。

供应商选择审批

选定供应商后，需要经过审批流程，确保选择过程的公正性和透明度。

合同签订

按照合同规定执行采购任务，并对供应商进行监督和跟踪，确保供应商按时交付产品。

合同执行与跟踪

验收与入库

对采购的产品进行验收，确保产品符合合同要求和质量标准，并将合格产品入库管理。

与供应商签订合同，明确双方的权利和义务，确保采购过程的合法性和合规性。

合同签订与执行标准

03

供应商管理体系

评估供应商的合法经营资格及供货能力，包括企业证照、生产许可证、质量管理体系认证等。

评估供应商的产品或服务质量，确保其符合企业要求。

对供应商提供的价格进行综合评估，确保其具有竞争力。

评估供应商的交货时间、交货准确性和运输能力。

供应商准入评估标准

资质审核

质量评估

价格评估

交货能力

合作绩效分级机制

合作绩效评估

定期对供应商进行评估，评估内容包括质量、交货期、价格等方面。

绩效分级

根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、一般、较差等级别。

奖惩措施

对于表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于表现较差的供应商则采取相应的惩罚措施，如减少采购份额、延期付款等。

淘汰与替换管理程序

淘汰标准

制定明确的淘汰标准，如连续多次质量不合格、交货时间严重延迟等。

淘汰程序

替换程序

对符合淘汰标准的供应商进行淘汰，并与其终止合作关系。

在淘汰供应商的同时，需寻找新的供应商进行替换，并经过严格的准入评估。

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04

采购内部控制

预算管理与成本控制

根据年度经营计划，制定采购预算并严格执行，确保采购资金合理使用。

预算编制

通过市场调研、价格比较等方式，合理确定采购价格，降低采购成本。

成本控制

根据实际情况，适时调整采购预算，确保采购活动的顺利进行。

预算调整

供应商管理

对供应商进行资质审查、信誉评估等，确保供应商具备合法经营资质和良好信誉。

采购审计监督要点

采购流程监控

对采购流程进行全面监控，确保采购活动按照规定程序进行，防止违规行为。

合同管理

加强采购合同管理，确保合同条款合法、合规，维护企业利益。

异常发现

通过内部审计、员工举报等方式，及时发现采购过程中的异常情况。

初步调查

对异常情况进行初步调查，了解事实真相，确定异常性质和影响。

应急处理

根据异常情况，制定应急处理方案，及时采取措施控制风险，防止事态扩大。

后续处理

对异常事件进行深入调查，追究责任，完善制度，防止类似事件再次发生。

异常事件处理流程

05

信息化工具应用

采购系统功能模块设计

供应商管理模块

涵盖供应商基本信息、资质审核、绩效评估等功能，实现对供应商的全面管理。

采购计划模块

根据库存和需求情况，自动生成采购计划，并支持计划的调整和审批。

招投标管理模块

支持在线发布招标信息、投标、开标、评标等全流程操作，提高采购效率。

合同管理模块

提供合同模板，支持电子合