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项目实施过程中的文件管理和记录制度

1.总则

1.1.目的为了规范项目实施过程中的文件管理和记录工作，确保项目文件的安全、完整、可追溯和有效利用，特制定本制度。

1.2.适用范围本制度适用于公司所有项目实施过程中的文件管理和记录工作。

1.3.基本原则

统一管理原则：项目文件实行统一归口管理，确保文件的一致性和完整性。

责任明确原则：明确项目文件的管理责任人，确保文件管理的责任到人。

及时记录原则：项目实施过程中的各类文件和记录应及时、准确地创建和保存。

安全保密原则：项目文件应采取必要的安全措施，确保文件的安全性和保密性。

可追溯原则：项目文件应具有可追溯性，能够清晰地反映项目实施过程中的各项活动和决策。

2.文件分类

2.1.项目文件分类

项目文件主要分为以下几类：

文件类别

文件类型

文件示例

项目计划文件

项目章程、项目计划书、项目工作分解结构（WBS）、项目进度计划、项目预算等

项目章程、项目计划书.docx、WBS.xlsx、甘特图.Gantt、项目预算【表】xlsx

项目执行文件

会议纪要、需求文档、设计文档、测试用例、代码、测试报告等

会议纪要.docx、需求规格说明书.pdf、设计文档.docx、测试用例.xlsx、源代码.zip、测试报告.pdf

项目监控文件

项目进度报告、项目质量报告、项目风险报告、项目变更记录等

项目进度报告.xlsx、项目质量报告.pdf、项目风险报告.pdf、变更请求单.docx

项目收尾文件

项目验收报告、项目总结报告、项目资料移交清单等

项目验收报告.docx、项目总结报告.pdf、项目资料移交清单.xlsx

其他文件

与项目相关的其他文件，如合同、协议、资质证明等

合同.pdf、协议.docx、资质证明.pdf

2.2.文件编号规则

项目文件应按照以下规则进行编号：

文件编号

其中：

项目代号：由三个大写字母组成，表示项目名称的缩写。例如，项目名称为“智慧城市建设项目”，项目代号为“SCCB”。

文件类别代码：由一个大写字母组成，表示文件类别。例如，项目计划文件为“P”，项目执行文件为“E”，项目监控文件为“M”，项目收尾文件为“C”，其他文件为“O”。

序号：由四位数字组成，表示文件在该类别中的顺序编号。

例如，项目“智慧城市建设项目”的第一个项目计划书文件编号为“SCCB-P0001”。

3.文件管理职责

3.1.项目经理项目经理是项目文件管理的总负责人，负责项目文件的审批、发布和监督执行。

3.2.项目秘书/助理项目秘书/助理负责项目文件的具体管理工作，包括文件的收集、整理、编号、归档和备份等。

3.3.项目成员项目成员负责创建和更新项目文件，并按照本制度的要求进行保存和提交。

4.文件管理流程

4.1.文件创建

项目成员应根据项目实施的需要创建项目文件。

项目文件应使用统一的模板和格式。

项目文件应包含必要的元数据，如文件名称、创建者、创建时间、修改者、修改时间等。

4.2.文件审批

项目文件创建完成后，应提交项目经理进行审批。

项目经理应根据项目文件的内容和类型进行审批。

审批通过的文件应进行发布，并通知项目成员。

4.3.文件使用

项目成员应使用已发布的项目文件。

项目成员不得修改已发布的项目文件，如需修改，应创建新的文件版本，并经过审批。

项目成员应妥善保存项目文件，并防止泄露。

4.4.文件归档

项目文件应按照文件类别进行归档。

项目文件应存储在安全的存储介质上，并定期进行备份。

项目文件归档应建立索引，方便查询。

4.5.文件备份

项目文件应进行定期备份，备份频率应根据文件的重要性和变化频率确定。

备份文件应存储在安全的存储介质上，并异地存放。

应定期对备份文件进行恢复测试，确保备份文件的可用性。

5.文件记录

5.1.项目记录分类

项目记录主要分为以下几类：

记录类别

记录类型

记录示例

项目计划记录

项目计划制定过程记录、项目计划评审记录等

项目计划制定会议纪要.docx、项目计划评审意见【表】xlsx

项目执行记录

会议纪要、需求变更记录、设计评审记录、代码提交记录等

会议纪要.docx、需求变更申请单.docx、设计评审记录.docx、代码提交记录.log

项目监控记录

项目进度跟踪记录、项目质量检查记录、项目风险处理记录等

项目进度跟踪【表】xlsx、项目质量检查报告.pdf、项目风险处理记录.docx

项目收尾记录

项目验收过程记录、项目总结会议记录等

项目验收会议纪要.docx、项目总结会议记录.docx

5.2.记录管理

项目记录应按照项目文件的管理要求进行管理。

项目记录应真实、准确、完整地反映项目实施过程中的各项活动和决策。

项目记录应妥善保存，并防止泄露。

5.3.记录