档案管理应用实务.pptx

档案管理应用实务演讲人：日期:

未找到bdjson目录CATALOGUE01基础管理架构02实体档案管理03电子档案管理04安全控制体系05利用服务流程06持续优化机制

01基础管理架构

档案属性分类按照档案反映的问题、记录的内容或载体等进行分类，如文件、图纸、照片、录像等。档案内容分类档案年度分类按照档案形成的时间顺序进行分类，以便查找和利用。根据档案的性质、特点、用途等进行分类，如文书档案、科技档案、专门档案等。档案分类标准定义

归档范围明确各类档案的归档范围，包括文件、资料、图表、照片等，确保档案的完整性和系统性。层级划分根据档案的实际情况，将档案划分为不同的层级，如永久、长期、短期等，以便于管理和利用。归档范围与层级划分

管理权限分配机制档案管理部门负责制定档案管理制度、标准、流程等，对档案进行分类、归档、保管和利用。档案形成部门负责文件的收集、整理、归档和移交，确保档案的完整性和真实性。档案利用部门根据实际需要，申请借阅、复制、摘录档案，确保档案的合理利用和信息安全。

02实体档案管理

实时监测存储环境的温度和湿度，确保在适宜范围内。温湿度监测存储环境温湿度规范采用空调、除湿机等设备调节存储环境的温湿度。调节控制在存储区域放置干燥剂、防霉剂等物品，防止档案受潮、发霉。防潮防霉加强存储区域的防火措施，禁止存放易燃易爆物品。防火安全

按照档案分类、编号等规则进行有序排列，便于查找。档案排列方式在档案装具上标明档案分类、编号等信息，提高管理效率。档案标据档案类型和尺寸，选择合适的档案盒、文件夹等装具。档案装具选择合理规划存储空间，充分利用空间资源，提高档案存储密度。空间利用档案装具与排列规则

定期清点维护流程档案清点定期对档案进行清点，确保档案数量与记录一致。档案维护对破损、变质档案进行及时修复、复制或处理。信息更新根据档案管理要求，及时更新档案信息，确保与实际情况相符。安全管理加强档案安全管理，定期检查防火、防潮等设施，确保档案安全。

03电子档案管理

数字化转换标准扫描分辨率扫描分辨率应根据档案原件的清晰度、字体大小等因素确定，一般以每英寸300dpi为宜件格式数字化后的档案文件应采用JPEG、TIFF、PDF等通用格式进行存储。色彩模式彩色档案应采用真彩色模式进行扫描，黑白档案可采用灰度或二值模式进行扫描。数字化过程质量控制对扫描过程进行实时监控，确保数字化后的档案文件清晰、完整。

包括档案标题、作者、日期、页数、关键词等基本信息。元数据应按照统一的格式进行著录，便于后期检索和利用。对于无法识别的字符或信息，应采用统一的符号或说明进行标注。著录过程应进行严格的质量检查，确保元数据的准确性和完整性。元数据著录规范著录项目著录格式标注规则质量控制

长期保存格式选择稳定性选择稳定的文件格式进行长期保存，避免因文件格式过时或软件不兼容而导致无法读取。兼容性所选择的文件格式应广泛兼容，能够在不同的操作系统和应用程序中打开和查看。可读性长期保存的文件格式应具有良好的可读性，确保在未来能够方便地查看和利用。可转换性选择易于转换成其他格式的文件进行保存，以满足未来可能出现的不同需求。

04安全控制体系

角色访问控制根据用户角色分配不同的访问权限，确保用户只能访问其职责范围内的档案。访问权限分级策略01级别访问控制根据档案的机密程度和重要性，划分不同的安全级别，限制用户访问。02审批流程对特定档案的访问需经过特定审批流程，确保访问的合法性和合规性。03访问日志记录记录用户访问档案的行为，以便追踪和审计。04

数据备份定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。异地备份将备份数据存储在异地，以防止本地灾难性事件导致数据丢失。备份恢复演练定期进行备份恢复演练，确保备份数据的可用性和恢复效率。数据加密备份对备份数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。备份与灾备方案格控制密钥的分配和保管，确保只有授权人员才能解密和访问敏感档案。敏感档案加密管理密钥管理选择先进的加密技术和算法，确保敏感档案的安全性和可靠性。加密技术选择对加密和解密过程进行监控和记录，确保档案的安全性和合规性。加密解密过程监控对敏感档案进行加密存储，确保档案内容在传输和存储过程中不被非法访问。加密存储

05利用服务流程

借阅审批电子化路径借阅申请用户通过档案管理系统提交借阅申请，包括借阅档案的类型、名称、时间等信息。审批流程系统根据预设规则自动审批借阅申请，包括审批人、审批条件、审批流程等。电子化借阅审批通过后，用户可以通过档案管理系统直接查阅电子档案，无需纸质档案的借阅。借阅记录系统自动记录用户的借阅信息，包括借阅时间、借阅档案、审批人等。

检索工具能够快速准确地定位所需档案，提高档案检索效率