展会现场管理计划.docVIP

展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

一、观众登记和入场管理

观众登记处——

为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。

为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

二、展览会现场广告管理

在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等，

但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

三、参展商行为管理

参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

四、安全管理

1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。

2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。

3.安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。

五、展会设备设施管理

1.设备管理：保养、修理、更新等

2.环境管理：养护、保洁、绿化等

六、媒体的接待和管理

展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

七、交通、物流管理

对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。

展览会现场的物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。

搭

建

展

台

期

间

展位划线

根据各参展商租用的场地位置和面积，划分好每一个展位的具体范围

铺设地毯

在场馆的公共区域、标准摊位等地方铺设地毯

参展商报到和进场

参展商凭合同或参展申请回执等有效证明到现场报到，办理相关入场手续，并领取相关证件

现场施工管理

派专人管理指定搭建商和特装修参展商的现场施工活动，避免出现现场混乱或存有安全隐患

搭建标准摊位

完成所有标准摊位的制作，并认真核对展台号及各参展商的中英文名称等信息

海关现场办公

对于海外参展展品，主办单位应陪同海关进行现场抽查，如果海外展品比例较大，可邀请海关现场办公

现场安全保卫工作

做好相关安全保卫工作，如定期巡逻、执行出门证管理制度等

消防和安全检查

当全部展位搭建完毕后，主办单位应陪同消防、安保部门进行全面检查，以便及时发现和处理安全隐患

布展清洁工作

及时收集和处理布展所产生的垃圾

接待媒体

布展期间也会有部分媒体前来采访，因而主办单位还应安排专人负责媒体接待工作

■特殊搭建

租用光地的参展商均为特殊搭建展台，无论是由指定单位搭建还是自行搭建，均需在3月10日前将展台设计彩色效果图、平面图和所用材料防火证明报给主办单位，以便及时上报消防部门批准备案。所有的搭建材料必须采用不燃或阻燃材料；未经同意的方案，消防部门不允许在展馆内搭建。

不委托指定搭建单位而自行搭建的参展商，展览馆规定需交纳以下两项费用方能准入搭建（进馆前向指定搭建单位交纳）。

——特殊搭建管理费，净面积200元/平方米/展期；搭建押金3000元/展台。

——施工人员“施工证”，临时施工证50元/张。进馆前一天或当天在二楼现场服务处办理。

2、展台清洁

展览会开幕前和展览会开放期间，参展商要保持自己展台清洁，每天闭