物业档案管理的收集.pptx

物业档案管理的收集演讲人：日期：

未找到bdjson目录CATALOGUE01物业档案管理概述02物业档案的收集范围03物业档案的收集方式04物业档案的整理与分类05物业档案管理的实施06物业档案管理的挑战与解决方案

01物业档案管理概述

物业档案的定义物业档案是指物业管理过程中形成的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。1物业档案涵盖了物业规划、建设、使用、维修、管理等方面的情况。2物业档案是物业管理工作的重要依据和参考。3

物业档案是了解物业历史、现状和未来发展的重要依据。物业档案是维护业主权益的重要依据，解决纠纷的重要凭证。物业档案为物业管理提供决策参考和依据，提高管理效率。物业档案是物业管理传承和发展的重要基础。物业档案的重要作用

物业档案管理的动态性物业档案的动态管理需要及时更新和补充档案内容，保持档案的完整性和准确性。物业档案管理的动态性要求管理人员要有高度的责任心和敏锐的市场洞察力。物业档案管理的动态性体现在对档案的利用和开发上，要不断提高档案的利用价值。物业档案管理是一个动态的过程，随着物业的使用和管理不断发生变化。

02物业档案的收集范围

物业运行记录档案包括电梯、空调、给排水、供配电等设施的日常运行记录。楼宇设施运行记录对物业区域的环境进行定期监测的记录，如空气质量、水质等。业主委员会的会议、决策、活动等相关记录。环境监测记录物业区域内治安、消防、车辆秩序等维护记录。秩序维护记主委员会活动记录

每次维修的费用明细、来源及使用情况记录。维修费用记录维修过程中的检查、维修、更换等具体操作记录。维修过程记业各项设施的定期维修计划及其执行情况记录。维修计划记录维修完成后的验收情况及后续跟踪记录。维修验收记录物业维修维护记录档案

物业服务记录档案服务合同记录物业服务合同及其补充协议、续签情况等记录。服务投诉记录业主对物业服务的投诉及其处理情况记录。服务满意度调查记录定期进行的服务满意度调查及其结果记录。服务培训记录物业服务人员的培训内容、时间、方式等记录。

03物业档案的收集方式

早期档案主要是物业管理过程中产生的各类记录、报表、维修资料等。中期档案后期档案包括物业项目交付使用后的各类管理文件、业主资料等。包括物业项目立项、规划、设计、施工等阶段的文件资料。按时间顺序收集

按物业管理参与者收集物业建设单位资料包括项目审批、规划、施工等文件资料。物业管理公司资料主要是物业管理过程中形成的各类记录、报表等。业主委员会资料包括业主大会决议、业主委员会会议记录等。业主个人资料包括业主入住、装修、维修等产生的相关资料。

通过政府主管部门获取信息物业管理政策法规包括国家及地方物业管理相关法规、政策文件。物业管理行政许可物业管理监督检查包括物业管理公司资质证书、项目招投标文件等。包括政府主管部门对物业管理活动的监督检查记录及整改要求等。123

04物业档案的整理与分类

确保物业档案内容完整，无遗漏、丢失。完整性资料整理的基本要求将相关资料按照一定的体系进行分类、整理，以便查找。系统性保证档案内容准确无误，无虚假信息。准确性对涉及个人隐私、商业机密的档案要严格保密。保密性

按物业类型分类如住宅、商业、工业等。按时间顺序分类按照文件形成时间先后顺序进行排列。按事项分类将物业管理工作中的各项事务进行分类，如维修、投诉、业主委员会等。按档案性质分类分为文书档案、声像档案、电子档案等。档案分类的标准与方法

建立完善的档案借阅制度，确保档案的安全、有效利用。档案借阅制度将纸质档案转化为数字档案，便于存储、检索和传输。档案数字立专用档案室，保持室内干燥、通风、防虫、防鼠等。档案室管理为业主、物业管理人员等提供便捷的档案查询、利用服务。档案利用服务档案的保管与利用

05物业档案管理的实施

选择安全、防火、防潮、防虫、防鼠等条件较好的地点。合理划分存储区、查阅区、办公区等，确保档案的安全与方便利用。配备专业的档案柜、灭火器、空调、除湿机等设备，确保档案的保存环境。建立完善的档案室管理制度，包括档案的进出、借阅、保管等。档案室的设立与管理档案室选址档案室布局档案室设备档案室管理

档案管理人员的职责档案收集确保物业档案的完整性和及时性，负责收集各类档案资料。档案整理对收集到的档案进行分类、编目、装订等工作，确保档案的整齐有序。档案保管负责档案的安全保管工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。档案利用为业主和相关部门提供档案查阅服务，满足合理的档案利用需求。

档案管理制度的建立与完善档案管理制度制定完善的档案管理制度，包括档案的分类、编号、存储、借阅等规定案信息化管理利用信息化手段对档案进行管理，提高档案管理的效率和准确性。档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案进行