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管理沟通与书面沟通

☆写作是一种重要的沟通方式

☆写作是一种特殊的沟通方式

☆写作是一个不断发展的概念

正确(Correct)

清晰(Clear)

完整(Complete)

简洁(Concise)

一、写作要则——4C：

二、写作过程1．收集资料

2．组织观点

(1)分组(2)筛选

(3)归纳标题(4)有策略地编排

3．提炼材料

·设想读者只是浏览·概括你的观点

·灌输你的观点·使用“电梯间谈话”技巧

·使用“惜字如金”技巧

不要在乎写作顺序·不要边写边改

使用打印件·安排时间间隔4．起草文章从策略上进行修改·从宏观上进行修改

从微观上进行修改·就正确性进行修改5．修改文稿二、写作过程

不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获得什么或能做什么。今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在9月30日抵达贵处。参考读者的具体要求或指令。123654书面沟通的6方面技巧你定购的真丝服装……你的订单……

我们很高兴授予你5000元信用额度。你的牡丹卡有5000元的信用额度。除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈自己的感受。你会很高兴听到你被公司录用的消息。你通过了公司的全部考核，你被录用了。不要告诉读者他们将会如何感受或反应。三、书面沟通的6方面技巧

我们为所有的员工提供健康保险。作为公司的一员，你会享受到健康保险。涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我”。你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保护读者的自我意识。三、书面沟通的6方面技巧

学习你单位的书写公函风格并予以掌握有一本字典在手，以检查拼写及单词如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附注学会用图表來说明问题学会用积极的动词来加重你的信息減少用“模糊的词”，如“很”、“非常”之类的词保持段落简洁，一段一意书写时要有时间感，让对方及时答复你书写完成后，多检查几遍，再发出去书面沟通需要注意的几个问题

A．写信前

1．信的主题是什么?

2．你为什么写这封信?

3．信的读者是谁?·主要读者·其他读者

4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?

·现有知识·需要知道的知识

B．信写完后

你撰写的信（回答“是”“否”）

·清楚·按逻辑顺序编排

·语法正确·没有行话和俚语

·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益

·准确·完整

·迅捷五、书信撰写的具体技巧

六、报告撰写的具体技巧1．报告的主题、标题是什么?

2．看报告的读者是什么人?

·主要读者·其他读者

3．撰写这份报告的原因是什么?（回答“是”“否”）

·获取读者的支持·报告调查的结果

·影响或说服读者·对读者提出的问题进行答复

·对读者以外的人提出的问题进行答复

·解释说明问题·报告进展情况

·记录事实、信息或观点·在某一点上树立权威或声望

·推销·宣传公司组织内外的努力和结果

·通知一大群体·为正在进行的工作提供证据

·引入或推动关于主题的讨论·指示命令

庄重平实明确简约得体语言特点七、应用文的语言特点

01庄严、郑重。“板起面孔说话”使用书面语言，不用或少用口语、俗语使用标准语言忌滥用文学语言语言实在，言之有物庄重：02平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗中取宠。写作态度要诚实少做作，勿卖弄平实：七、应用文的语言特点

有位大学生钱花完了，写信却说“囊中羞涩”