08入住手续办理规定.doc

北京市圣瑞物业服务有限公司九都汇分公司作业指导书

文件编号

SRWYJDH-KF-08

入住手续办理规定

版本号

A/0

页次

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适用部门

项目各专业部门

目的

按规范步骤准确无误地为业户办理入住手续。

范围

适用于北京市圣瑞物业服务有限公司九都汇分公司对入住工作的管理。

职责

项目总经理负责整体入住工作的组织、协调。

客服部负责接待业户并办理相关手续，发放钥匙等相关物品，建立业户档案并负责保管，并对业户验房问题跟进、反馈。

工程部负责督促验房问题的维修进度并进行维修效果验证。

秩序维护部负责维持入住现场秩序，引导和安排前来办理入住手续的业户/车辆。

财务负责各项费用的收缴。

工作流程

客户到达

秩序维护部工作人员负责引导到达现场的业户/车辆进入入住手续办理地点，并通知客服部做好入住手续办理准备：

业户：礼宾岗负责指引业户到客服部办理入住手续；

车辆：车场管理员负责引导业户车辆停放于停车场指定位置，并指引客户到客服部办理入住手续。

身份验证

业户到达客服部后，客服管家应面带微笑起身，热情、主动问候：“您好，有什么可以帮到您吗？”确认是办理入住手续后，由分管管家主动递上名片进行自我介绍：“您好，我是*号楼管家***，很高兴为您办理入住手续，欢迎您回家。”请业户出示并验证以下手续，同时通知财务做好收费准备，并在《入住汇签记录单》签字确认：

业主本人办理：验证由开发商签发的《入住通知书》、《房屋入住证明》、业主签署过的《临时管理规约承诺书》、业主身份证，留存《房屋入住证明》、业主身份证复印件、业主签署过的《临时管理规约承诺书》；

委托他人办理：验证由开发商签发的《入住通知书》、《房屋入住证明》、业主签署过的《临时管理规约承诺书》、业主身份证、业主委托书(书面)、被委托人身份证，留存《房屋入住证明》、业主委托书原件、业主身份证复印件、被委托人身份证复印件、业主签署过的《临时管理规约承诺书》；

公司办理：验证由开发商签发的《入住通知书》、《房屋入住证明》、企业法人营业执照、法定代表人身份证明（公司开具并加盖公章）、法定代表人身份证、授权委托书（公司开具并加盖公章）、受托人身份证、业主签署过的《临时管理规约承诺书》、单位公章样本，留存《房屋入住证明》、企业法人营业执照复印件、法定代表人身份证明（公司开具并加盖公章）、法定代表人身份证复印件、授权委托书（公司开具并加盖公章），受托人身份证复印件、单位公章样本、业主签署过的《临时管理规约承诺书》。

基本信息登记

客服管家请业户在《九都汇业户资料卡》中进行相应内容填写，重点关注联系电话、通信地址、紧急联系人及联系方式、车辆情况等相关信息的填写，并在《入住汇签记录单》签字确认。

文件签署

客服管家请业户签署《九都汇治安消防安全协议书》、《停车场车位管理协议》、《关于联系方式的声明》、《钥匙托管承诺书》等文件，均为一式两份，一份交业户，一份客服部留存，并在《入住汇签记录单》签字确认。

费用收取

客服管家引领业户到财务办公室，由财务人员核准《入住通知书》相关收费标准，收取相关费用并提供业户相应票据。

物品发放

客服管家引领业户回到客服部，进行相关入住物品发放，在《九都汇房屋接收确认表》、《入住汇签记录单》中签字确认，并请业户在《九都汇房屋接收确认表》签字确认：

文件：《房屋建筑使用说明书》、《房屋质量保证书》、《业户服务手册》、《业户装修服务手册》及户内各类电器使用说明书，在文件发放过程中提醒业主有关装修的注意事项，并告知业主有关办理装修手续的流程；

卡：门禁卡、燃气卡、热水表卡、电表卡、中水表卡、户门锁卡等；

钥匙：户门、卧室、阳台、信箱、弱电等各类钥匙。

钥匙托管

客服管家向业户说明户门钥匙类型（装修钥匙A、正式钥匙B、转换钥匙C）并简要介绍使用方法；

客服管家向业户说明房屋入住后的最初阶段可能存在工程维修问题或各市政单位的入户后续工作，建议业户托管一把装修钥匙（A钥匙），以便于业户户内问题的及时处理；

业户同意时，客服管家与业户签署《钥匙托管承诺书》，裁下《钥匙托管回执》交业户保存，并在《入住汇签记录单》中签字确认；

客服管家于每日17:00前将当日全部业户托管钥匙交于客服前台钥匙管理员，并与钥匙管理员在《托管钥匙管理台账》中签字确认；

钥匙管理员将全部托管钥匙按户存入前台钥匙柜。

房屋验收

客服管家陪同业户进行房屋验收，填写《验房记录单》，并在《入住汇签记录单》中签字确认；

房屋验收及房屋质量问题维修与跟进具体流程执行《保修工作处理流程》相关规定。

房态信息的传递：客服管家为业户办理完毕入住手续后以《内部信息联络单》形式将入住信息传递至工程部、秩序维护部并由相关部门负责人签字确认，以便保证信息及时共享。

建立业户档案

客服管家在业户办理入住手续当天建