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广东电子票据管理制度

一、总则

（一）目的

为规范广东电子票据的管理，加强财务监督，保障公司资金安全，提高财务管理效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于广东地区公司及其所属各部门在经济活动中涉及的电子票据管理。

（三）基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家电子票据管理的法律法规和政策要求。

2.真实性原则：确保电子票据信息真实、准确、完整。

3.安全性原则：采取有效措施保障电子票据数据的安全，防止信息泄露和篡改。

4.及时性原则：及时处理电子票据的开具、接收、存储、报销等业务。

二、电子票据的开具

（一）开具流程

1.业务部门在发生经济业务并符合开具电子票据条件时，填写电子票据开具申请单，详细注明开票信息（包括付款方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等）、项目内容、金额等。

2.将申请单提交给财务部门审核。财务部门审核开票信息的准确性、业务的真实性及合规性。

3.审核通过后，财务部门通过电子票据管理系统开具电子票据，并将电子票据信息发送至付款方指定的接收邮箱或其他接收渠道。

4.开具完成后，在电子票据管理系统中记录开具情况，包括开票日期、票据号码、金额、接收方等信息。

（二）开具要求

1.电子票据的内容必须与实际经济业务相符，不得虚开、错开。

2.开票信息应准确无误，确保付款方能够顺利接收和使用电子票据。

3.电子票据的格式应符合国家规定的标准，具备电子签名等防伪措施。

三、电子票据的接收

（一）接收流程

1.业务部门在收到外部单位开具的电子票据后，应及时将电子票据转发给财务部门。

2.财务部门收到电子票据后，首先检查电子票据的格式是否符合要求，电子签名是否有效。

3.核对电子票据的开票信息与实际业务是否一致，包括付款方名称、项目内容、金额等。

4.对核对无误的电子票据进行下载、存储，并在电子票据管理系统中进行登记，记录接收日期、票据号码、金额、开票方等信息。

（二）异常处理

1.若收到的电子票据存在格式不符、电子签名无效、信息错误等异常情况，财务部门应及时与开票方联系，要求其重新开具正确的电子票据。

2.在与开票方沟通期间，应妥善保存异常电子票据的相关信息，并做好记录。

四、电子票据的存储

（一）存储方式

1.采用电子存储方式，建立专门的电子票据存储文件夹，按照年度、月份等分类存放电子票据文件。

2.定期对电子票据进行备份，备份存储介质包括硬盘、光盘等，并分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。

（二）存储期限

按照国家档案管理规定，电子票据的存储期限为[X]年。存储期限届满后，经公司相关领导审批后，方可进行销毁处理。

（三）安全保障

1.对电子票据存储文件夹设置访问权限，只有经过授权的财务人员才能访问。

2.采取加密技术对电子票据数据进行加密存储，防止数据被非法获取和篡改。

3.定期对电子票据存储系统进行安全检查和维护，及时发现并处理安全隐患。

五、电子票据的报销

（一）报销流程

1.员工持电子票据进行报销时，应将电子票据打印出来，并在打印件上签字确认。

2.填写费用报销单，注明电子票据的号码、金额、项目内容等信息，并附上电子票据打印件。

3.将报销单提交给部门负责人审批，部门负责人审核业务的真实性和合理性。

4.部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。财务部门再次核对电子票据的真实性、合规性及报销金额的准确性。

5.财务审核通过后，按照公司财务报销制度进行款项支付。

（二）重复报销防范

1.财务部门在收到报销的电子票据时，应通过电子票据管理系统进行查重验证，防止电子票据被重复报销。

2.对于发现的重复报销电子票据，应及时与报销人沟通核实情况，并按照公司规定进行处理。

六、电子票据的查验

（一）查验方式

1.财务部门在收到电子票据后，应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台或其他合法的查验渠道对电子票据的真实性进行查验。

2.输入电子票据的相关信息，如票据号码、开票日期、金额等，获取查验结果，并与电子票据本身进行核对。

（二）查验结果处理

1.若查验结果显示电子票据真实有效，可正常进行后续的接收、存储、报销等操作。

2.若查验结果显示电子票据为假票或存在其他异常情况，应立即停止相关操作，并按照本制度的异常处理流程进行处理。

七、电子票据的归档

（一）归档范围

包括公司开具的电子票据存根联、接收的外部电子票据及其相关的申请单、报销单等资料。

（二）归档流程

1.财务部门定期对电子票据及相关资料进行整理，按照档案管理要求进行分