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工厂采购应酬管理制度

一、总则

1.目的

为规范工厂采购应酬行为，确保采购工作的公正、透明、高效，维护公司利益，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于工厂所有采购人员在执行采购任务过程中的应酬活动。

3.原则

采购应酬应遵循合法合规、适度合理、诚实守信、廉洁自律的原则。严禁借应酬之名进行不正当交易或谋取私利。

二、采购应酬的定义与范围

1.定义

采购应酬是指采购人员在与供应商沟通、洽谈业务过程中，为促进业务合作、维护良好合作关系而进行的必要社交活动，包括但不限于宴请、礼品赠送、娱乐活动等。

2.范围

与潜在供应商建立联系、初步洽谈业务阶段的应酬。

与现有供应商日常沟通、业务协调过程中的应酬。

参加行业展会、商务会议等活动时的应酬。

三、应酬审批流程

1.申请

采购人员因业务需要进行应酬活动，应提前填写《采购应酬申请表》，详细说明应酬的事由、对象、时间、地点、预计费用等信息。

2.审批

申请表提交至采购部门负责人，采购部门负责人根据应酬的必要性、合理性进行初步审核。

审核通过后，申请表流转至财务部门，财务部门对预计费用进行审核，确保费用在预算范围内且符合公司财务规定。

财务审核通过后，申请表最终提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体利益和业务情况做出最终审批决定。

3.备案

应酬活动结束后，采购人员应及时将应酬的实际情况（包括费用支出明细、取得的发票等）向采购部门负责人报备，并由采购部门统一归档保存。

四、应酬标准与要求

1.宴请标准

根据应酬对象的级别、业务重要性等因素，合理确定宴请的规格和标准。一般情况下，宴请标准应控制在[X]元/人以内。

宴请应选择正规、卫生的餐厅，避免铺张浪费。严禁在高档豪华场所进行不必要的宴请。

宴请时应注重菜品的选择，以当地特色、经济实惠为主，避免过度奢华。

2.礼品赠送标准

礼品赠送应遵循适度原则，不得借礼品赠送之名进行贿赂或不正当利益输送。

一般情况下，礼品价值应控制在[X]元/人以内。对于重要供应商或关键业务合作伙伴，礼品价值可根据实际情况适当提高，但需提前经公司分管领导批准。

礼品应选择具有公司特色、文化内涵或实用价值的物品，避免赠送现金、有价证券等。

3.娱乐活动标准

娱乐活动应与业务相关，有助于加强与供应商的沟通与合作。严禁参与赌博、色情等违法违规的娱乐活动。

娱乐活动的费用应合理控制，单次娱乐活动费用一般不得超过[X]元。

参加娱乐活动时应注意言行举止，维护公司形象。

五、应酬费用管理

1.费用报销

采购人员应在应酬活动结束后及时整理相关票据，按照公司财务报销制度进行费用报销。报销票据应真实、合法、有效，包括发票、收据、消费清单等。

报销时应在费用报销单上详细注明应酬的事由、对象、时间、地点等信息，并附上经审批的《采购应酬申请表》。

财务部门对报销费用进行严格审核，对于不符合规定的费用不予报销。

2.费用控制

采购部门应建立采购应酬费用预算制度，根据年度采购任务和业务情况，合理编制应酬费用预算。

应酬费用应严格控制在预算范围内，如因业务需要超出预算，应提前按照审批流程进行追加预算申请。

定期对采购应酬费用进行统计分析，评估应酬活动的效果和费用合理性，及时发现问题并采取改进措施。

六、监督与检查

1.内部监督

公司审计部门定期对应酬费用进行审计检查，核实应酬活动的真实性、合规性以及费用支出的合理性。

采购部门负责人应加强对采购人员应酬行为的日常监督，发现问题及时提醒纠正。

2.举报机制

设立举报邮箱和举报电话，鼓励公司员工对采购应酬中的违规行为进行举报。

对于举报信息，公司将进行认真调查核实，如举报属实，将依法依规对相关责任人进行严肃处理，并保护举报人权益。

七、违规处理

1.采购人员如有违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处理。

2.因违规应酬行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。

3.如发现采购人员与供应商勾结，借应酬之名谋取私利，损害公司利益的，将依法追究其法律责任。

八、附则

1.本制度自发布之日起生效实施。

2.本制度由公司人事总监负责解释和修订。

[公司名称]

[发布日期]