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学校文具采购管理制度及流程

一、制定目的及范围

为提升学校文具采购的效率与透明度，确保采购流程的规范性，特制定本制度。该制度适用于学校所有文具类采购，包括但不限于学生文具、教师办公用品、实验室设备等。通过明确采购管理制度和操作流程，达到降低采购成本、提高物资利用率的目标，确保文具采购的质量与安全。

二、采购原则

1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑质量、价格和供货商的信誉。

2.所有文具采购必须从具有合法资质的供应商处进行，确保所有物资均附有合法有效的发票。

3.各部门设定专责人员负责采购，申购人与采购人应为不同人员，以防利益冲突。

4.优先选择符合环保标准的文具产品，倡导绿色采购，响应可持续发展理念。

三、采购流程

1.采购申请

申购人需根据实际需求向部门负责人提出文具采购申请。填写《文具采购申请表》，详细列明所需物品的名称、规格、数量及用途。

2.库存审核

采购申请提交后，相关部门需核实现有库存情况，判断是否存在可用库存，避免重复采购。

3.审批流程

部门负责人对采购申请进行审核，确认其合理性和必要性。审核通过后，需在申请表上签字并转交财务部门进行预算审核。

4.预算审核

财务部门依据学校年度预算对采购申请进行审核，确保采购活动不超出预算范围。预算审核通过后，财务部门将申请表返回给部门负责人。

5.询价及选择供应商

部门负责人需在审核通过后，负责对符合条件的供应商进行询价，至少收集三家供应商的报价单。依据报价和质量进行比较，选择合适的供应商。

6.采购合同签订

选定供应商后，部门负责人需与供应商签订《采购合同》，明确采购物品的数量、价格、交货时间及付款方式等条款。确保合同内容合法有效，双方权益受到保障。

7.采购实施与验收

供应商按合同约定的时间发货，相关负责人需在物品到达后进行验收。验收内容包括数量、质量与合同条款的一致性。若存在不合格项，需及时与供应商沟通解决。

8.入库管理

验收合格后，物品应及时入库，入库人员需填写《入库单》，详细记录入库物品的名称、数量、规格等信息，并由相关负责人签字确认。

9.报销及付款

采购人员需在物品入库后一个月内向财务部门提交报销申请，附上《采购申请表》、《入库单》及发票。财务部门核对无误后，按规定流程进行付款。

四、特殊采购流程

1.集中采购

对于数量较大且相对固定的文具需求，可采取集中采购的方式。各部门需在每年特定时间（如开学前）提交需求清单，由学校统一进行集中采购。

2.应急采购

针对突发性需求或时间紧迫的采购，可由部门负责人直接向供应商采购，但必须事后补充正式采购申请，确保后续审核合规。

3.零星采购

对于小额采购（如个别文具），采购人员需在取得部门负责人同意后，可直接向供应商采购，简化流程。

五、采购记录与档案管理

所有采购活动需进行详细记录，包括采购申请表、合同、验收单、报销单等，采购负责人需将这些记录归档保存，以备后续审查和查询。档案保存期限不少于三年。

六、采购纪律及责任

1.各部门应明确采购人员的具体职责，包括市场调研、供应商管理及合同执行等。

2.采购人员不得私自与供应商进行利益交换，如接受回扣或其他形式的贿赂，一经发现将依规处理。

3.部门负责人需对采购的合法性和合规性负责，确保采购流程的透明和规范。

七、反馈与改进机制

为确保采购流程的有效性及适应性，学校将定期对采购流程进行评估与优化。各部门可提出改进建议，相关部门将根据实际情况进行调整，确保采购流程始终符合学校的需求与发展目标。

通过建立科学合理的文具采购管理制度与流程，学校能够有效控制采购成本，提升物资管理水平，保障教学活动的顺利进行，最终促进学校的整体发展。