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展厅参观接待管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司展厅参观接待工作，确保参观接待活动的顺利进行，展示公司良好形象，加强对外交流与合作，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门组织的以及外部单位来公司展厅的参观接待活动。

（三）基本原则

1.热情周到原则：以热情友好的态度接待每一位参观者，提供优质、高效、周到的服务。

2.规范有序原则：参观接待活动应按照规定的流程和标准进行，确保活动有序开展。

3.安全保密原则：在参观接待过程中，要确保参观者的人身安全，同时做好公司商业机密和敏感信息的保密工作。

二、参观接待准备

（一）信息沟通

1.接到参观接待任务后，接待部门应及时与参观方沟通，了解参观目的、人数、时间、参观重点等信息，并填写《展厅参观接待申请表》（见附件1）。

2.将参观方的需求及时反馈给展厅管理部门和相关业务部门，以便做好准备工作。

（二）人员安排

1.根据参观接待任务的性质和规模，确定接待负责人、讲解员、引导员等相关人员，并明确各自职责。

2.接待负责人负责整个参观接待活动的统筹协调；讲解员负责向参观者介绍公司展厅的展品、文化、业务等情况；引导员负责引导参观者参观展厅，维护参观秩序。

（三）展厅准备

1.展厅管理部门提前对展厅进行清洁、整理，确保展厅环境整洁、展品摆放整齐。

2.检查展厅内的设备设施，如灯光、音响、多媒体设备等，确保其正常运行。

3.根据参观方的需求，准备好相关的宣传资料、演示文稿等。

（四）安全保障

1.提前检查展厅内的安全设施，如消防器材、疏散通道等，确保其符合安全要求。

2.制定安全应急预案，明确在参观过程中可能出现的安全问题及应对措施。

3.对参观路线进行规划，设置明显的指示标识，确保参观者能够顺利参观。

三、参观接待流程

（一）迎接引导

1.接待人员提前在公司门口或展厅入口处迎接参观人员，引导其签到并佩戴好参观标识。

2.向参观人员介绍公司的基本情况、参观流程和注意事项。

（二）展厅讲解

1.讲解员按照预定的讲解内容和路线，向参观人员详细介绍公司的发展历程、企业文化、核心业务、产品优势等。

2.在讲解过程中，要注意与参观人员的互动，解答他们提出的问题。

（三）交流互动

1.根据参观方的需求，安排适当的交流互动环节，如座谈会、产品演示等。

2.在交流互动过程中，要积极听取参观方的意见和建议，展示公司的良好形象和专业水平。

（四）送别

1.参观结束后，接待人员将参观人员送至公司门口或车辆停放处，感谢他们的参观，并欢迎他们再次来访。

2.对参观接待活动进行总结，收集参观人员的反馈意见，填写《展厅参观接待反馈表》（见附件2）。

四、接待礼仪规范

（一）仪表仪态

1.接待人员应穿着整洁、得体的职业装，保持良好的精神面貌。

2.言行举止要文明、大方、礼貌，使用规范的礼貌用语。

（二）接待用语

1.迎接时：“欢迎您来公司参观！”“很高兴见到您！”等。

2.引导时：“请这边走。”“请随我来。”等。

3.讲解时：语言表达清晰、简洁、生动，语速适中。

4.交流时：认真倾听参观人员的讲话，尊重对方的意见和建议，积极回应。

5.送别时：“感谢您的参观，祝您工作顺利！”“欢迎您再次来访！”等。

（三）行为规范

1.接待人员要提前到达接待地点，做好准备工作。

2.在参观过程中，要注意引导参观人员的行动，避免出现拥挤、混乱等情况。

3.不得在参观过程中接听私人电话或处理其他与接待无关的事务。

4.尊重参观人员的宗教信仰、风俗习惯等。

五、保密管理

（一）保密范围

1.公司的商业机密，如产品研发资料、市场策略、客户信息等。

2.展厅内涉及公司核心技术、业务流程等敏感信息的展品和资料。

（二）保密措施

1.接待人员应严格遵守公司的保密制度，不得向参观人员泄露公司的保密信息。

2.在讲解过程中，要注意把握分寸，避免涉及公司保密内容。

3.如参观人员有特殊需求，需要了解公司保密信息的，应按照公司相关规定进行审批和处理。

六、费用管理

（一）费用预算

1.接待部门根据参观接待任务的实际情况，编制详细的费用预算，包括交通、餐饮、礼品等费用。

2.费用预算经公司领导审批后执行。

（二）费用报销

1.参观接待活动结束后，接待人员应及时整理相关费用票据，按照公司财务制度进行报销。

2.报销时，要提供详细的费用清单和审批手续，确保费用报销的真实性、合理性和合规性。

七、考核与奖惩

（一）考核

1.公司对展厅参观接待工作进行定期考核，考核内容包括接待