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采购与付款内部控制

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采购与付款的内部控制

企业内部采购与付款的控制与管理，确实很重要，它可以保证采购的及时和资金的安全，同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方：采购方和供应商。因此，采购管理既有程序问题，又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。

采购与付款的内部控制要注意以下几个方面：

一、采购与付款业务的职务分离

在采购业务中需进行职务分离的有：

l、采购申请必须由生产经营部门提出，具体采购业务由采购部门完成。

2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。

3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。

付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款业务除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准，是采购业务的最后一关，不能让

购申请应附拟选择的供应商并列示服务要求及收费标准，由公司管理层进行审批，同意后直接实施。

三、订货报价内部控制

订货报价是采购业务中的核心业务。其中对供应商品的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。控制措施有：

1、注意收集供应商的基本资料并定期审查及调整。

2、对所有潜在供应商应就其质量和财务可行性进行检查；评估内容包括：他们的设备、工艺竞争能力、质量控制、运输记录、劳动力情况、成本结构、财务状况、售后培训意向等。

3、购置大批货物应获取一些合理的有竞争性的书面报价单。

4、就以上各因素确定目标价格，并不断与一批供应商协商以达到最优价格。

5、决定某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以及不选取具有竞争性报价供应商的证据和不选取低成本供应商的证据并归档。

6、决定某一供应商应由多部门监控。

7、可能的话，对采购人员定期岗位轮换。

8、当协商的价格、质量、付款期或订单范围发生变化时，对订单的变化应及时被授权、执行；变化的审批权应由公司管理层决定。采购部门还应当提供详实资料以证明以上的变化。

9、采购部门应注意以上资料的收集和归档。

四、货款支付内部控制

l、发票价格、运费、税费等必须与合同复核无误，凭证齐全后才可办理结算、支付货款；如有部分退货，注意从原发票中扣除后再办理结算。

2、除了向不能转账的或不足转账金额单位或个人支付现金外，货款一般须办理转账。货款支付前应由企业授权人签字。支票签章时应仔细审核有关单据。

3、购货发票以外增加的成本、费用及损失，如：装卸、搬运、在途损耗等；支付前须经会计部门的凭证审查和损耗原因分析，以确定其合法性和合理性。

4、付款凭证连续编号，付款业务及时准确记录。

5、与供货商定期联系，并定期与供应商对账。对已记录的负债应及时付款，以加强同供应商的良好关系和维持企业的信用。应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防失去可能的现金折扣。

???6、要做好有关档案记录，对供应商的有关情况如供货能力、信誉等进行动态管理。

五、材料采购控制流程

采购及应付帐款循环程图

預算差异分析

預算

差异分析

验收是付款是否合格

验收

是

付款

是否合格

入库否

入库

否

采购请购

采购

请购

供应商

供应商

生产经营登记明细帐

生产经营

登记明细帐

库存盘点

仓库保管

最低存量

最低存量

请购流程图

需求部门采购部门

需求部门

采购部门

库存

库存

采购预算填写请购单核准是

采购

预算

填写请购单

核准

是

否需求

否

需求

采购流程图

采购单位收货部门需求部门

采购单位

收货部门

需求部门

询价请购

询价

请购

签定合同比价

签定合同

比价

验收采购议价

验收

采购

议价

验收流程图

采购部门验收/仓储部门财会部门供应商

采购部门

验收/仓储部门

财会部门

供应商

采购收货及点收交货

采购

收货及点收

交货

质量检验

质量检验

否否供应商

否

否

供应商

是否特购合格与否

是否特购

合格与否

是

是

是

是

登记帐簿请款入库单

登记帐簿

请款

入库单

入库付款

入库

付款