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采购项目询价文档编制要求规范

采购项目询价文档编制要求规范

一、采购项目询价文档编制的基本原则与框架

采购项目询价文档的编制是确保采购过程透明、公平、高效的关键环节。规范的编制要求能够为供应商提供清晰的投标指引，同时为采购方建立科学的评价标准。在编制过程中，需遵循以下核心原则：

（一）全面性与准确性

询价文档应涵盖采购项目的全部技术要求、商务条款及评审标准，避免因信息缺失导致供应商误解或投标偏差。技术参数需明确具体，包括产品规格、性能指标、交付标准等；商务条款应清晰界定合同履行期限、付款方式、违约责任等内容。所有数据与描述需经过严格核对，确保与采购需求一致。

（二）公平性与非歧视性

文档内容不得设置倾向性条款或排斥潜在供应商的隐性门槛。技术要求的表述应具有普适性，允许符合行业标准的替代方案；资质条件需与项目实际需求相匹配，避免过高或无关的门槛。同时，应明确禁止围标、串标等违规行为，并在评审标准中体现公平竞争原则。

（三）可操作性与灵活性

询价文档需便于供应商理解和响应。条款表述应简洁明了，避免模糊或歧义；文件结构需逻辑清晰，按技术、商务、报价等模块分类编排。此外，应预留合理的响应时间，并根据项目复杂性允许供应商提出澄清请求，确保投标文件的完整性。

二、采购项目询价文档的核心内容与编制要点

询价文档的编制需围绕技术、商务、评审三大核心板块展开，每个板块需细化具体要求，形成完整的采购依据。

（一）技术要求的规范化编制

技术部分是供应商提供产品或服务的直接依据，其编制需注重细节与可验证性。

1.技术参数与性能指标

应逐项列出采购标的的物理特性、功能要求及性能标准。例如，设备类采购需明确尺寸、功率、材质等参数；服务类采购需定义服务范围、响应时间、人员资质等要求。关键指标需标注允许偏差范围，并说明检测方法或验收标准。

2.交付与验收条件

明确交付时间、地点、方式及包装要求。对于分期交付项目，需制定分阶段验收流程；对于定制化产品，应规定样机确认或原型测试环节。验收标准需量化，如合格率、测试环境等，避免主观判断引发的争议。

3.技术文件与培训要求

要求供应商提供技术文档清单（如操作手册、维护指南），并规定文件语言和格式。若涉及技术培训，需明确培训内容、时长及考核方式，确保采购方人员能够操作或维护。

（二）商务条款的标准化设计

商务条款是约束合同履行的法律依据，需兼顾风险管控与可执行性。

1.合同履行与付款条件

规定合同生效条件、履约保证金比例及退还机制。付款方式需分阶段设定，如预付款比例、进度款支付节点及尾款释放条件，并与项目里程碑挂钩。对于跨境采购，需明确货币类型及汇率风险分担原则。

2.违约责任与争议解决

细化违约情形（如延迟交付、质量缺陷）的处罚措施，包括违约金计算方式、合同终止条件等。争议解决条款应约定仲裁或诉讼的适用法律及管辖机构，优先推荐国际通用规则（如UNCITRAL）。

3.知识产权与保密义务

明确采购标的的知识产权归属，特别是定制化产品的版权或专利条款。保密协议需覆盖投标阶段至合同终止后一定期限，并列举保密信息的范围及例外情形。

（三）评审标准的科学化制定

评审标准是供应商选择的量化工具，需体现技术、价格与服务的综合权衡。

1.技术评审细则

按重要性对技术指标分级（如关键项、一般项），设定权重及评分区间。对于创新性要求较高的项目，可设置技术方案加分项（如节能设计、智能化功能），但需提前公布评价依据。

2.商务评审要素

评估供应商的履约能力，包括企业资质、财务状况、同类项目经验等。对于长期服务类采购，需考察售后服务网络、备件供应周期等可持续性指标。

3.价格评审方法

明确报价构成（如含税价、运输费），并规定价格分计算公式。采用综合评分法时，需设定基准价与偏离扣分规则；对于低价优先项目，应声明低于成本价的判定标准及处理流程。

三、采购项目询价文档的流程控制与优化方向

询价文档的编制并非一次性工作，需通过流程优化与反馈机制持续改进，以适应采购实践的变化。

（一）编制流程的闭环管理

1.需求调研与市场分析

在编制前，采购方需深入调研行业技术动态与市场供应情况，避免技术指标脱离实际。可通过供应商访谈或专家咨询，验证要求的合理性，并识别潜在投标人群体。

2.跨部门协同审核

组建由技术、法务、财务等部门组成的审核小组，对文档进行多维度校验。技术部门重点核查参数可行性；法务部门审查条款合规性；财务部门评估预算匹配度，形成协同把关机制。

3.发布后动态跟踪

在投标阶段收集供应商的澄清请求，分析高频问题以优化后续文档表述。对于流标项目，需复盘技术或商务条