协会印章管理制度.docVIP

印章管理制度

为加强重庆市信息服务业行业协会（以下简称协会）印章管理,规范协会印章刻制、发放、保管、使用,以及停用和作废,特制订本制度。

本制度中所指印章是在企业公布或管理文件、凭证文书等与协会权利义务相关文件上,需以协会或相关部门名义证实其权威作用而使用印章。

第一条、为确保协会印章正当性、严厉性和安全性,防范风险,有效地维护协会利益,制订本管理制度。

第二条、本制度所称印章包含协会公章、协议专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章等含有法律效力印章。

协会各部门公章、现金收(支)专用章、现金收(付)讫章、转帐收(付)讫章等参考本制度实施。

第三条、本管理制度适适用于协会公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、银行业务、投资、担保、债权债务划分、职员调动、任免、对外签署协议、协议及其她使用印章文本等。

第四条、印章授权管理和使用部门:

协会印章,由协会会长授权以下部门分别管理和使用:

1、协会行政章由协会行政部负责管理和使用。

2、发票专用章、财务专用章、协议专用章、法定代表人印章由财务部主管会计负责管理和使用。

3、现金收(支)专用章由出纳负责管理和使用。

4、现金收(付)讫章可按编号分别由出纳和货款结算员按各自职责权限管理和使用。

5、转帐收(付)讫章由银行会计负责管理和使用。

6、协会各部门印章由各部门责任人亲自或授权管理和使用。

第五条、印章管理

一、协会全部印章由行政部统一刻制,印章形体和规格,按国家相关要求实施。新章启用前由行政部负责登记、留样,并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章管理员）。

二、凡因工作需要配置印章或更换印章需向行政部写出书面申请,经会长同意后配置或更换印章。

三、印章启用时由行政部下发《相关协会启用相关____专用章通知》（详见本管理制度附件一）,注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。

四、行政部向印章管理员移交印章时,在启用通知上签字确定。

五、协会部门撤销或重组,原部门相关印章交回行政部,由行政部负责销毁。协会决定停用印章,总经理签字同意后由行政部收回停用印章切角封存或销毁。

六、严禁印章管理员将印章转借她人。

七、印章丢失时,印章管理员立刻向行政部书面汇报,行政部应立刻采取相关补救方法,并对责任人进行处罚。

八、任何部门或个人不得私自刻制印章,因私自刻制印章给协会造成经济损失由当事人负担全额赔偿责任。

第六条、印章管理员职责

一、印章管理员凭《用印审批单》(附件二)审批意见使用印章,用印申请人需填写“印章使用记录表”(附件四)。

二、印章管理员天天下班前应检验印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内,妥善保管,不得将印章存放在办公桌内。

三、印章管理员因事、病、调休等原因不在岗位时,应指定她人代管印章,并向代管人员交接工作,交代用印时注意事项。

四、印章管理员要坚持标准,遵守保密要求,严格照章用印。未按同意权限用印或用印审批手续不全,印章管理员有权拒绝。

五、印章管理员不得在空白文本上加盖印章,因不按要求办理造成协会遭受经济损失,由其负担全部赔偿责任。

六、印章管理员离职时,其管理印章统计和档案须作为职员离职移交工作一部分,须填写《印章管理人员离职交接表》(附件三)办理分管印章移交手续后方可办理离职手续。

七、标准上严禁携带公章外出。如确需带出使用时,须经会长同意方可带出,使用后立刻交回。

第七条、印章使用要求

一、协会公章使用

1、办理使用印章事项,须由经办人填写《用印审批单》经含有对应权限领导审批同意后,连同需用印文件等一并交印章管理员,经审核审批手续齐备后用印。

2、凡有对应权限管理领导签署文件或发文同意书、业务报表等,可直接加盖对应协会印章。

3、严禁在内容填写不全文件或空白纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文同意书、业务报表、邀请函等加盖协会印章。

二、协议专用章使用要求

1、对外签署协议或协议,由经办人填写《用印审批单》,经部门领导审核,会长审批后,由协议授权签约代表人签字并注明年月日