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《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社1第4章办公中的数据分析与处理

【本章内容介绍】《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社2在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司产品销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公业务实践中常见的数据分析与处理方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视、图表制作、公式与函数运用以及数据关联表格的操作。

【本章主要知识点】《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社3Excel表格中内容填充的常用技巧01Excel数据库表格的特殊格式设置02Excel表格中数据有效性的设置03Excel数据库表格中的排序与筛选04Excel数据库表格中的分类汇总操作05Excel数据库表格中的数据透视分析06Excel中的数据图表制作07Excel表格中公式和函数的使用08Excel中的关联表格操作09

4.1EXCEL数据分析与处理概述《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社4在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。

1．Excel中的数据库表格简介《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社5数据库就是与特定主题相联系的信息集合。在Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。

2．Excel中的数据分析与处理《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社6Excel中有很多可以进行的数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。本章将对上一章的实例进一步进行介绍，包括对报名汇总表进行数据分析，例如：按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇总、对整个表格进行数据透视分析等；同时，本章还将利用Excel中的公式和函数进行笔试成绩的计算、筛选、查询，与面试成绩进行关联表格的综合处理等。

3．Excel中的数据图表制作《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社7利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。这些数据图表可将枯燥的数字形象化，并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。

4.2“报名信息汇总表”数据库的建立《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社8建立“报名汇总表”数据库框架01使用数据清单添加记录04“编号”列的自动序列填充02定义单元格数据的有效性03

制作效果《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社9

4.3对“报名汇总表”进行数据分析《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社10本节介绍利用Excel中的有关功能，对“报名信息汇总表”进行数据分析的操作方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总与数据透视等功能。

4.3.1对“报名信息汇总表”内容进行排序《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社11排序的依据按单个字段排序特殊排序方式按多级字段排序

4.3.2对“报名信息汇总表”内容进行筛选《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社12自动筛选高级筛选高级筛选时的注意事项

4.3.3对“报名信息汇总表”中数据分类汇总《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社13使用分类汇总，能够在数据库适当位置加上统计结果，使数据库变得清晰易懂。对于本例，根据需要，可以对“性别”数据进行分类汇总，以便了解不同性别报名情况；也可以按照“学历”进行分类汇总，以便了解不同学历的报名人数；可以对“报考职位”进行汇总，以便了解各个不同职位的报名情况。在执行分类汇总命令之前，首先应该对数据库按照待汇总字段进行排序。

4.3.4对“报名信息汇总表”进行数据透视分析《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社14数据透视表（图）的概念数据透视表的创建创建数据透视图数据透视表的更新删除数据透视表

4.4利用数据图表表现数据之间关系《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社15Excel数据图表能将工作表中的数据变为非常直观的图形格式，并且从图表上很容易看出结果，以及数据之间的关系和数据的发展趋势。

4.4.1利用图表向导创建条形图《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社16利用图表向导方法可以创建嵌入到原工作表中的柱形图表，该图表可以用来反应各地报考各种不同职位的人数情况，其样式效果如图4-27所示。

4.4.2数据图表的格式设置与内容更新《办公自动化实用技术》电子教案中国水利