基建档案管理制度.pdfVIP

基建档案管理制度

为了提高学院工程建设项目档案的质量和管理水平，

充分发挥基建档案在工程建设、使用管理、维修改造中的

作用，根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，

结合本学院实际情况，制订本办法。

第一条基建档案是指在学院范围内对确定的建设项

目进行勘察、规划、建设和管理等活动中形成的具有保存

价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等

各种载体的文件材料。

第二条基建档案归档范围

1、项目建议书、可行性研究报告的申请与批复等立项

依据文件；

2、环境预测、调查报告等项目评估资料；

3、选址、征地申请，征地报告、协议书及批复文件，

拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用，互换割让等文

件材料；

4、地质勘探、地形测量或测试中形成的文件材料；

5、设计委托书及设计要求；

6、初步设计、施工图设计、设计计算书及审批文件、

施工图审查文件、图纸会审纪要等；

7、开工报告及审批表、建筑许可证、规划许可证等建

设许可资料，以及与市政接驳产生的各种资料；

-1-/5

-1-

8、招标、投标文件、工程监理合同、施工合同或承包

合同、补充协议、材料（设备）购销合同及工程概算；

9、基建工作年度（季度）计划及总结、统计报表；

10、基建工程财务预（结）算、竣工决算报告；

11、施工记录、施工质量检查记录、设计交底、隐蔽

工程记录、施工中重大事故调查分析及其处理报告、增项

更改通知单、施工技术总结等施工过程中形成的完整的施

工文件，以及竣工验收证明书，验收报告，建筑、结构、

水、电、暖、燃气、下水和道路的竣工图，工程质量鉴定

书等竣工文件；

12、产权证书等。

第三条归档要求

1、工程建设项目各个环节的建设与基建档案文件材料

的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收

与基建档案的验收工作同步进行，基建资料归档并经档案

管理部门出具归档合格证明后，方可进行财务结算。

2、由综合部负责人分管基建档案工作，并由项目管理

服务单位配备一名专职档案员负责基建文件的收集、整理、

立卷、归档工作。

3、建设过程中的基建资料一般不借阅，如确需借阅、

摘抄、拍照、复制时，须经综合部负责人批准后均以复印

件的形式提供，且必须按规定时间归还提供的复印件。

4、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的

全过程，保证完整、准确、系统。

-2-/5

-2-

5、凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、

字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书

写。

6、具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须

齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。

7、归档份数：竣工图一式二份（一份交城建档案馆，

一份学院内部存档），文字材料、底图、底片和声像材料各

归档一套。

8、归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料

(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、

处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材

料在竣工验收后三个月内归档。

第四条组卷方法

1.卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，

原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排

列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、

水工图、电工图、气管图、更改图)。

2.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。图纸大

于卷盒的，以折叠成四号图纸的规格保存。

3.卷内文件材料，要逐一编写页号。

4.填写卷内目录和备考表。

第五条基建资料的归档程序

1、综合部负责人和专职档案员按照归档范围，做好平

时基建文件材料的收集、