邮件管理员工生日会策划方案.pptxVIP

邮件管理员工生日会策划方案

演讲人：

日期:

CATALOGUE

目录

01

活动筹备管理

02

流程设计要点

03

现场布置规范

04

邮件通知流程

05

应急预案准备

06

后期跟进事项

01

活动筹备管理

时间地点确认标准

确保有足够容纳参加人数的空间，且交通便利、环境舒适。

场地选择

避免与公司其他重要活动冲突，尽量安排在工作日晚上或周末。

时间安排

音响设备、投影仪、桌椅等需提前测试，确保活动顺利进行。

设施检查

预算分配与采购清单

6px

6px

6px

包括茶点、饮料、生日蛋糕等，根据人数和口味合理订购。

餐饮费用

购买或租赁场地装饰物品，如彩带、气球、鲜花等。

场地布置

如游戏奖品、纪念品、气球等，需提前购买并储备充足。

活动道具

01

03

02

如摄影师、主持人等费用，需纳入预算统筹考虑。

其他费用

04

任务分工执行表

总负责人

负责整体活动的统筹、协调和监督。

01

场地布置

负责活动现场的布置工作，包括桌椅摆放、音响调试等。

02

餐饮安排

负责与餐饮供应商沟通，确保食物和饮品及时到位。

03

活动策划

负责设计活动流程、游戏环节等，确保活动有趣、有意义。

04

02

流程设计要点

开场环节互动设计

设置签到处，由邮件管理团队成员迎接每位来宾，并发放生日派对帽子和手环等物品。

宾客签到与欢迎

破冰游戏

开场致辞

为来宾们准备一些轻松有趣的破冰游戏，消除彼此间的陌生感，营造欢乐氛围。

由邮件管理团队负责人发表简短而热情的开场致辞，介绍生日会的目的和意义。

生日庆祝核心仪式

点燃生日蜡烛与唱生日歌

由来宾一起为寿星点燃生日蜡烛，并齐唱生日歌，表达对寿星的祝福。

寿星许愿与切蛋糕

团队表彰与奖励

寿星在大家的祝福中许下心愿，并亲自切开生日蛋糕，与大家分享这份甜蜜。

邮件管理团队负责人对过去一年的工作进行总结，并颁发优秀员工奖项，以表彰他们的辛勤付出。

1

2

3

自由交流时段安排

设置自由交流区域，来宾们可以自由交谈、品尝美食，增进彼此之间的了解和友谊。

自由交谈与互动

准备一些团队游戏和竞赛，如拔河、接力赛等，加强团队凝聚力和协作精神。

团队游戏与竞赛

设置幸运抽奖环节，为来宾们准备精美的礼品，增加生日会的趣味性和参与度。

幸运抽奖与礼品发放

03

现场布置规范

主题装饰视觉方案

背景板与横幅

设置邮件管理相关的背景板和横幅，供员工拍照留念。

03

利用邮件图标、邮戳、信封等元素进行装饰，突出邮件管理主题。

02

邮件图标与元素

气球与彩带

选择邮件主题的彩色气球和彩带，悬挂在现场，营造欢快氛围。

01

座位与设备排布图

座位安排

根据参加人数，合理安排座位，确保每位员工都有舒适的座位。

01

设备摆放

投影仪、音响等设备放置在合适位置，方便使用并避免阻挡视线。

02

桌椅布局

根据活动流程，设计合理的桌椅布局，确保活动顺利进行。

03

餐饮茶歇摆放标准

设置专门的餐饮区，摆放桌椅和餐具，方便员工用餐。

餐饮区

茶歇区

垃圾回收

提供多种饮料和小吃，摆放在茶歇区，供员工随时享用。

在餐饮区和茶歇区设置垃圾桶，方便员工投放垃圾，保持现场整洁。

04

邮件通知流程

邀请函模板与发送规则

制定统一风格的邀请函模板，包含活动主题、时间、地点、活动内容等要素。

邀请函模板设计

明确邀请函发送的邮件列表，确保所有被邀请人员都能够准确收到邀请信息。

发送规则制定

人员回复统计方法

回复收集方式

通过邮件回复、电话确认等方式收集被邀请人员的参加意向。

01

回复数据统计

对收集到的回复数据进行统计，包括参加人数、不参加人数以及未回复人员。

02

活动前二次提醒机制

01

提醒方式

通过邮件、短信或电话等方式进行二次提醒，确保被邀请人员能够准时参加活动。

02

提醒内容

包括活动时间、地点、注意事项等，确保被邀请人员做好充分准备。

05

应急预案准备

突发状况处理流程

紧急疏散

医疗急救

火灾应对

治安事件

确保所有参与者知道紧急出口的位置，制定紧急疏散路线，并在活动开始前进行紧急疏散演练。

准备急救箱，确保有常用的医疗用品，如绷带、消毒液、止痛药等，并与最近的医疗机构保持联系。

确保活动现场有灭火器，并指定专人负责火灾应急处理，熟悉灭火器的使用方法。

安排安保人员维护现场秩序，处理任何可能发生的治安事件。

音响设备

准备备用音响设备，并确保在活动开始前进行测试，确保声音清晰。

投影设备

准备备用的投影仪和电脑，以防止设备故障导致演示文稿无法正常播放。

灯光设备

准备备用的灯光设备，以应对主灯光突然熄灭的情况。

通讯设备

确保有备用的通讯设备，如对讲机或手机，以便在紧急情况下保持联系。

设备故障备用方案

缺席人员替补措施

关键人员

任务分配

活动流程调整

通知与沟通

确保每个关键角色都有替补人员，以便在缺席时能够迅速接替